Fax an ein Notariat

Das Fax beschleunigt das Zusammentragen der Unterlagen – die Beurkundung ersetzt es nie.

Notariate nehmen gern ein Fax entgegen, wenn sie die Unterlagen für einen Kauf, eine Erbschaft oder eine Finanzierung zusammenstellen: Ausweiskopie, Gutachten, Kontoauszug, Entwurf einer Vollmacht. Der Notar oder die zuständige Mitarbeiterin nennt Ihnen in der Regel die direkte Nummer. Vermerken Sie auf dem Deckblatt das Aktenzeichen und den Namen der Person, die den Vorgang betreut. Denken Sie daran: Eine Faxkopie dient der Vorbereitung. Unterschriebene Originale, insbesondere Vollmachten, müssen meist persönlich abgegeben oder per Post geschickt werden.

Warum ein Notariat noch Faxe annimmt

Ein großer Teil der notariellen Korrespondenz läuft zwischen Fachleuten – Banken, Maklern, Vermessungsbüros, anderen Notariaten –, und dort ist das Fax noch immer der Reflex, um eine unterschriebene oder gestempelte Seite ohne Verzögerung weiterzugeben. Die Kanzleien haben ihre Leitung deshalb behalten, auch wenn sichere Nachrichtendienste zulegen.

Für Mandanten zählt das Tempo: Wenige Tage vor einem Beurkundungstermin kann ein fehlendes Dokument, morgens gefaxt, am Nachmittag in der Akte liegen. Es kommt auf Papier an, was Mitarbeitern entgegenkommt, die von Hand vermerken und ablegen.

Wo Sie die richtige Nummer finden

  • Das Eröffnungsschreiben zu Ihrem Vorgang oder die E-Mail-Signatur Ihrer Ansprechperson: Die Faxnummer des Notariats steht fast immer dort.
  • Die Website des Notariats oder die Notarsuche der Bundesnotarkammer auf notar.de.
  • Ein Anruf im Sekretariat, um zu klären, ob das Notariat für diese Art von Dokument ein Fax, einen Upload ins Mandantenportal oder eine E-Mail bevorzugt.

Was auf dem Deckblatt stehen sollte

  • Den Namen des Notars und den der zuständigen Mitarbeiterin oder des zuständigen Mitarbeiters.
  • Das Aktenzeichen oder eine Bezeichnung des Vorgangs (Kauf, Erbschaft, Schenkung).
  • Ihre Rolle: Verkäufer, Käufer, Erbe, Bevollmächtigter.
  • Eine Liste der Unterlagen und die Gesamtseitenzahl, mit dem Hinweis, ob ein Original per Post folgt.

Der Beleg, den Sie behalten

Bewahren Sie den Sendebericht und das exakte PDF auf und lassen Sie sich den Eingang beim nächsten Kontakt bestätigen. Fehlt am Beurkundungstag ein Dokument, können Sie zeigen, wann und in welcher Form es abgeschickt wurde.

Andere Kanäle, manchmal besser

  • Das sichere Mandantenportal

    Immer mehr Notariate bieten einen verschlüsselten Upload an – vertraulicher als ein Fax für Kontoauszüge oder Familienunterlagen.

  • Die persönliche Übergabe

    Erste Wahl für Originale und unterschriebene Vollmachten, oder wenn Sie vor dem Termin ohnehin im Notariat vorbeikommen.

  • Die Sendung mit Sendungsverfolgung

    Für ein Original, das bis zu einem bestimmten Datum ankommen muss, belegt sie Einlieferung und Zustellung.

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