Fax an die Personalabteilung Ihres Arbeitgebers

Krankmeldung, Bescheinigung, Fehlzeitennachweis: rechtzeitig Bescheid geben, ohne zu viel preiszugeben.

In vielen Unternehmen hat die Personalabteilung noch ein Fax für Krankmeldungen, Fehlzeitennachweise, Bescheinigungen und Schreiben der Beschäftigten. Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz müssen Sie dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitteilen. Erfragen Sie die Nummer bei der Personalabteilung oder sehen Sie in der Betriebsvereinbarung nach und vermerken Sie Personalnummer und Standort auf dem Deckblatt. Schicken Sie nur das für den Arbeitgeber bestimmte Dokument, ohne medizinische Angaben.

Warum die Personalabteilung eines Arbeitgebers noch Faxe annimmt

Personalabteilungen erhalten Unterlagen aus allen Richtungen: von Ärzten, Krankenkassen, Bildungsträgern, Beschäftigten auf Dienstreise. Das Fax bietet ihnen einen einzigen Eingang, den auch erreicht, wer keinen Zugriff aufs Intranet hat – etwa während einer Krankschreibung.

Für Sie ist es ein Weg zu belegen, dass Sie rechtzeitig Bescheid gegeben haben. Seit 2023 ruft der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich Versicherter elektronisch bei der Krankenkasse ab; das Fax bleibt nützlich für Privatversicherte, Bescheinigungen aus dem Ausland oder andere Nachweise, die die eAU nicht abdeckt.

Wo Sie die richtige Nummer finden

  • Die Betriebsvereinbarung, die Einarbeitungsunterlagen oder das Intranet, die oft die Kontaktdaten der Personalabteilung nennen.
  • Ihr Arbeitsvertrag, Ihre Gehaltsabrechnungen oder ein aktuelles Schreiben der Personalabteilung mit Anschrift und manchmal Faxnummer.
  • Ihre Führungskraft oder eine Kollegin, die Ihnen rasch die vor Ort genutzte Nummer nennen kann – lassen Sie sie nach Möglichkeit von der Personalabteilung bestätigen.

Was auf dem Deckblatt stehen sollte

  • Den Namen des Unternehmens, den Standort und den Vermerk „Personalabteilung“.
  • Ihren vollständigen Namen, Ihre Personalnummer und Ihr Team.
  • Den Betreff: Erstbescheinigung, Folgebescheinigung, Fehlzeitennachweis, Bescheinigung.
  • Die betroffenen Daten und die Gesamtseitenzahl, ohne jede medizinische Angabe.

Der Beleg, den Sie behalten

Bewahren Sie den Sendebericht und das verschickte PDF auf. Gibt es Streit darüber, wann Sie Ihre Abwesenheit gemeldet haben, hält der Bericht Tag und Uhrzeit der Sendung an die Nummer der Abteilung fest. Eine Kopie zu Hause erspart Ihnen außerdem, die Praxis um ein Duplikat zu bitten.

Andere Kanäle, manchmal besser

  • Die elektronische Krankmeldung

    Wo Praxis oder Krankenkasse die Bescheinigung direkt dem Arbeitgeber bereitstellen, müssen Sie oft nur Ihre Abwesenheit melden.

  • Das HR-Portal oder die E-Mail der Sachbearbeitung

    Schnell und nachvollziehbar, wenn das Unternehmen es zulässt; achten Sie darauf, dass das Postfach auch im Urlaub betreut wird.

  • Das Einschreiben

    Die Wahl für eine Kündigung, einen Widerspruch oder jedes Schreiben mit hoher Beweiskraft, je nach geltendem Arbeitsrecht.

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