Fax-Deckblatt richtig gestalten: Angaben, die den Weg weisen

Kurz gesagt: Das Deckblatt eröffnet das Fax und beantwortet vier Fragen, bevor jemand das Dokument ansieht: welcher Empfänger, welcher Absender, welcher Umfang, welches Thema. Nennen Sie mindestens Name und Abteilung des Empfängers, Ihren Namen mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse für Rückfragen, das Datum, die Seitenzahl (mit dem Hinweis, ob das Deckblatt mitgezählt ist), einen klaren Betreff und das Aktenzeichen, das man Ihnen mitgeteilt hat. Bei sensiblen Inhalten kommt ein Vertraulichkeitshinweis dazu. Bei FaxTelecom wird das Deckblatt automatisch aus dem Formular erzeugt; für ein klassisches Faxgerät erstellt ein kostenloser Deckblatt-Generator das PDF in Sekunden.

Warum diese Seite wichtiger ist, als man denkt

Stellen Sie sich den Weg Ihres Faxes beim Empfänger vor. In einer Kanzlei, einem Bürgeramt oder auf einer Krankenhausstation teilt sich oft ein ganzes Team ein Faxgerät. Anderswo verwandelt ein Faxserver jeden Eingang in ein PDF und legt es in ein Sammelpostfach. In beiden Fällen entscheidet jemand in wenigen Sekunden, wohin das Dokument geht. Diese Person liest nicht Ihre fünf Seiten, sondern die erste.

Ein gutes Deckblatt erfüllt deshalb drei Aufgaben:

• Weiterleitung: Das Dokument erreicht die richtige Person statt des Stapels „nicht zuzuordnen".
• Kontrolle: Der Empfänger prüft, ob jede Seite angekommen ist.
• Rückruf: Fehlt eine Seite oder ist eine Zeile unleserlich, weiß er, wen er wie erreicht.

Viele Behörden und Kanzleien legen Faxe ohne Deckblatt ohnehin beiseite. Wenn Sie an eine Behörde schreiben, erklärt unsere Seite Fax an eine Behörde senden, was dort meist erwartet wird.

Diese Angaben gehören aufs Deckblatt

Alle Angaben oben sind erfunden. Die Rückrufnummer darf eine Handynummer sein – zurückgerufen werden Sie, kein Faxgerät.

Die Seitenzahl, unmissverständlich

„4 Seiten" kann vier Seiten Dokument meinen oder drei Seiten plus Deckblatt. Schreiben Sie deshalb „4 Seiten inkl. Deckblatt" oder „3 Seiten + Deckblatt". Üblich ist, das Deckblatt mitzuzählen. Ergänzen Sie eine Nummerierung „2/4, 3/4, 4/4" in der Fußzeile des Dokuments selbst: Bei Papierstau oder Verbindungsabbruch weiß der Empfänger genau, welche Seite er nachfordern muss.

Das Aktenzeichen, die nützlichste Angabe

Für eine Krankenkasse, ein Gericht, ein Finanzamt oder eine Versicherung löst das Aktenzeichen die Bearbeitung aus: Schadennummer, Geschäftszeichen, Versichertennummer, Vertragsnummer. Übernehmen Sie es genau so, wie es auf dem erhaltenen Schreiben steht, mit Bindestrichen und Schrägstrichen. Wiederholen Sie es im Betreff. Und halten Sie sich an eine einfache Regel: ein Fax, ein Vorgang. Zwei Angelegenheiten in einem Versand – und eine davon landet garantiert in der falschen Akte.

Der Vertraulichkeitshinweis: nützlich, aber kein Zauberspruch

Ein kurzer Absatz unten auf der Seite genügt, zum Beispiel:

Dieses Fax richtet sich nur an die oben aufgeführte Person. Falls es versehentlich bei Ihnen gelandet ist, informieren Sie bitte den Absender über die angegebenen Kontaktdaten und vernichten Sie die empfangenen Seiten, ohne sie zu vervielfältigen.

Allein schützt dieser Hinweis den Inhalt rechtlich kaum. Er sagt einem unbeabsichtigten Empfänger, was zu tun ist, und zeigt, dass Sie das Thema ernst nehmen. Die eigentlichen Vorkehrungen liegen woanders:

• Nummer vor dem Senden zweimal prüfen.
• Bei sensiblen Inhalten den Empfänger telefonisch vorwarnen, damit er am Gerät wartet.
• Niemals sensible Informationen auf das Deckblatt selbst schreiben. Es ist die sichtbarste Seite, die im Ausgabefach liegen bleibt. Ein Betreff wie „Laborbefunde Herr X" verrät schon zu viel; „Angeforderte Unterlagen, Az. 24/0837" reicht.

Bedenken Sie außerdem: Die Telefonleitung bis zum Faxgerät des Empfängers ist nicht verschlüsselt, egal welchen Dienst Sie nutzen. Unser Ratgeber zur Faxsicherheit und unsere Seite zu Fax und Datenschutz vertiefen diese Fragen.

Was Sie besser weglassen

• Große Logos und farbige Banner. Sie verlängern die Übertragung, verbrauchen Toner und kommen oft als schwarzer Block an.
• Lange Nachrichten. Drei bis fünf Zeilen genügen. Der Inhalt gehört ins Dokument, nicht aufs Deckblatt.
• Ausführliche persönliche Daten. Sozialversicherungsnummer, Diagnose, Streitwert – nichts davon auf Seite eins.
• Werbezeilen. Der Empfänger will sie nicht, und sie verwässern das Wesentliche.

Das Deckblatt beim Versand mit FaxTelecom

Über das Online-Formular müssen Sie kein Deckblatt basteln. Aus den Feldern, die Sie ausfüllen (Absender, Empfänger, Betreff, Nachricht), wird ein Deckblatt erzeugt und Ihrem Fax vorangestellt. Ein paar Tipps, damit es optimal wirkt:

1. Setzen Sie das Aktenzeichen in den Betreff, nicht nur in die Nachricht.
2. Halten Sie die Nachricht kurz: Ihr Anliegen in einem Satz, die Liste der Anlagen, Ihre Rückrufdaten.
3. Fügen Sie kein zweites Deckblatt in Ihr PDF ein. Der Empfänger bekäme zwei Deckblätter, und eine zusätzliche Seite in der Datei kann aus einem kostenlosen einseitigen Fax einen zweiseitigen Versand für 3,99 € inkl. MwSt. machen.

Wann der kostenlose Deckblatt-Generator sinnvoll ist

Der Deckblatt-Generator von FaxTelecom ist für alle anderen Fälle gedacht: ein Faxgerät oder Multifunktionsdrucker im Büro, ein anderer Versanddienst oder einfach eine saubere Vorlage für die Schublade. So geht's:

1. Absender eintragen (Name, Firma, Telefon, E-Mail, ggf. Fax) und Empfänger (Name, Firma, Faxnummer).
2. Betreff, Seitenzahl inklusive Deckblatt und eine kurze Nachricht angeben.
3. Bei Bedarf „Dringend" oder „Vertraulich" ankreuzen.
4. PDF herunterladen, ausdrucken oder vorn an Ihr Dokument anfügen.

Tipp: Erstellen Sie für jeden regelmäßigen Empfänger (Krankenkasse, Versicherung, Gericht) ein eigenes Deckblatt und heben Sie es auf. Dann ändern Sie nur noch Datum, Betreff und Seitenzahl.

Bevor Sie auf „Senden" drücken

• Stimmen Name und Abteilung des Empfängers?
• Ist die Faxnummer ein Festnetzanschluss im richtigen Format? Unser Leitfaden zum Wählen von Faxnummern im Ausland hilft bei der Prüfung.
• Passt die Seitenzahl zur tatsächlichen Datei?
• Steht das Aktenzeichen im Betreff?
• Enthält das Deckblatt keinerlei sensible Daten?

Fünf Fragen, eine Minute Korrekturlesen – und Ihr Fax hat beste Chancen, gleich nach dem Eingang bearbeitet zu werden.