Sicherheit beim Faxen

Der Weg einer Seite, Abschnitt für Abschnitt, und worauf Sie achten sollten.

Bei FaxTelecom legt ein Fax zwei Abschnitte zurück. Der erste, zwischen Ihrem Browser und unseren Servern, ist per HTTPS verschlüsselt; dort dient die Datei nur dem Versand und wird danach automatisch gelöscht. Der zweite, von unseren Servern zum Faxgerät des Empfängers, läuft über das Telefonnetz, heute überwiegend als Voice over IP, ohne Verschlüsselung: eine Grenze des Faxprotokolls, die für jeden Anbieter gleich ist. In der Praxis entstehen Vorfälle selten durch eine abgehörte Leitung. Sie beginnen mit einer falschen Ziffer, einem frei zugänglichen Gerät oder einem nie gelöschten Speicher.

Schwachstellen, von häufig bis selten

Diese Rangfolge orientiert sich an tatsächlichen Vorfällen. Das technische Abfangen kommt zuletzt.

  1. Eine falsch gewählte Nummer

    Zwei vertauschte Ziffern genügen, und das Fax landet bei einem Fremden. Für das System war alles erfolgreich: Ein Gerät hat abgenommen und die Seiten angenommen. Zurückholen lässt sich das Dokument danach nicht mehr.

  2. Ein frei zugängliches Faxgerät

    Beim Empfänger landet die Seite in einem Ausgabefach, in das jeder schauen kann: Empfang, Großraumbüro, Kopierraum. Je länger sie dort liegt, desto mehr mögliche Leser hat sie.

  3. Kopien, die sich ansammeln

    Ein Multifunktionsgerät behält verarbeitete Dokumente oft im Speicher oder auf einer Festplatte, und manche Installationen leiten eingehende Faxe automatisch an ein gemeinsames Postfach weiter. Jede zusätzliche Kopie ist ein weiterer Ort, der geschützt werden muss.

  4. Eine unverschlüsselte Leitung

    Auf dem letzten Abschnitt laufen die Faxsignale im Klartext, analog oder per T.38 in IP-Netzen verpackt. Ein Abfangen setzt Zugriff auf die Infrastruktur eines Netzbetreibers voraus: möglich, aber weit seltener als die drei Fälle oben.

Was FaxTelecom übernimmt

Und ebenso offen gesagt, was kein Online-Faxdienst zusichern kann.

Verschlüsselter Upload
Das hochgeladene PDF gelangt per HTTPS auf unsere Server. Zwischen Ihrem Gerät und unserer Infrastruktur kann niemand den Inhalt lesen. Das nächste Glied der Kette, die Telefonleitung, lässt sich dagegen von niemandem verschlüsseln.
Automatische Löschung
Die Datei dient ausschließlich dazu, das Fax zu erstellen und zu übertragen. Ist der Versand abgeschlossen, wird sie ohne Ihr Zutun gelöscht; zu keinem anderen Zweck wird sie verwendet.
Eine Bestätigung, bevor etwas hinausgeht
Nichts wird gesendet, bevor Sie den Link in unserer E-Mail angeklickt und einen Countdown von etwa 55 Sekunden abgewartet haben, den Sie jederzeit stoppen können. Eine letzte Gelegenheit, die Nummer zu prüfen.
Ihr Dokument bleibt unverändert
Hinzugefügt wird nur das Deckblatt, das aus Ihren Formularfeldern entsteht. Keine Banner, keine Werbung, kein Verkaufshinweis auf Ihren Seiten.

Fünf umsichtige Gewohnheiten

  1. Die Nummer aus der Quelle übernehmen

    Kopieren Sie sie aus einem offiziellen Schreiben Ihres Gegenübers statt aus einem alten Adressbuch, wählen Sie im Formular das richtige Land und vergleichen Sie Ziffer für Ziffer, bevor Sie bestätigen. Unser Vorwahlverzeichnis hilft bei Zweifeln.

  2. Den Versand ankündigen

    Ein kurzer Anruf oder eine SMS wie „Ich faxe Ihnen die Unterlagen in fünf Minuten“, und der Empfänger wartet am Gerät. Die Seite bleibt nicht im Fach liegen.

  3. Das Deckblatt sorgfältig gestalten

    FaxTelecom erstellt es aus Ihren Angaben: Nennen Sie einen konkreten Empfänger, einen klaren Betreff und bitten Sie in der Nachricht darum, bei Fehlzustellung informiert zu werden. Das lenkt jeden, der das Blatt findet.

  4. Nur das Nötige senden

    Entfernen Sie vor dem Erstellen des PDFs Anhangseiten und schwärzen Sie Überflüssiges: vollständige IBAN, Steuer-ID, Vorerkrankungen ohne Bezug zur Anfrage. Ein schlankeres Dokument gibt bei einem Fehler weniger preis.

  5. Einen Versandnachweis aufbewahren

    Die Option PDF-Empfangsbestätigungen (2,99 € inkl. MwSt., nur bei tatsächlicher Zustellung berechnet) dokumentiert Auftrag und Übertragung. Bei Zweifeln am Empfänger haben Sie datierte Belege, um schnell zu handeln.

Grenzen, die Sie kennen sollten

Ein durchgehend verschlüsseltes Fax gibt es im Alltag nicht. Die ITU-T-Empfehlung T.30 beschreibt zwar optionale Sicherheitsmechanismen, doch die Faxgeräte im Einsatz setzen sie praktisch nie um. Ein Dienst, der Verschlüsselung bis aufs Papier des Empfängers verspräche, würde mehr behaupten, als die Technik hergibt.

Ebenso wenig sagt ein Fax etwas darüber, was nach dem Druck geschieht: wer das Blatt nimmt, wer es kopiert, wo es abgelegt wird. Es belegt, dass ein an eine Nummer angeschlossenes Gerät Seiten angenommen hat, nicht dass eine bestimmte Person sie gelesen hat. Für hochsensible Informationen nutzen Sie besser einen sicheren Nachrichtendienst oder eine verschlüsselte Austauschplattform, sofern Ihr Gegenüber so etwas anbietet.

Ihre Fragen

Kann mein Fax abgefangen werden?
Zwischen Ihrem Browser und FaxTelecom ist die Verbindung per HTTPS verschlüsselt. Auf der Telefonleitung zum Empfänger ist das Signal unverschlüsselt; um es abzufangen, braucht man allerdings Zugang zu den Anlagen eines Netzbetreibers. Das greifbarere Risiko bleibt eine falsche Nummer oder eine am Gerät vergessene Seite.
Wie lange bewahrt FaxTelecom mein PDF auf?
Nur so lange, wie der Versand dauert. Sobald die Übertragung beendet ist, wird die Datei automatisch entfernt. Wir behalten keine abrufbare Kopie.
Was tun, wenn ich an die falsche Nummer gefaxt habe?
Wenn Sie den Inhaber der Nummer erreichen, bitten Sie ihn, das Dokument zu vernichten. Notieren Sie Uhrzeit und Inhalt der Sendung und informieren Sie die für Datenschutz zuständige Person in Ihrer Organisation. Enthielt das Dokument personenbezogene Daten, können Dokumentations- und gegebenenfalls Meldepflichten greifen: Unsere DSGVO-Seite erläutert sie.
Eignet sich das Fax für Gesundheitsunterlagen?
Zwischen Ärzten, Apotheken und Kliniken wird es noch häufig genutzt, oft auf deren Wunsch. Umso mehr Sorgfalt ist gefragt: Nummer geprüft, Empfänger vorgewarnt, Inhalt aufs Nötige beschränkt. Die Regeln Ihres Berufsstands oder Ihrer Einrichtung haben Vorrang; fragen Sie die zuständige Stelle.

Als Nächstes lesen

Ausgewählte Seiten, die Ihnen helfen, Ihr Fax vorzubereiten, zu senden oder zu belegen.

Zum selben Thema