Kurz gesagt
Ja: Die DSGVO verbietet keinen Kanal. Sie verlangt, das Dokument auf das unbedingt Nötige zu beschränken, den Versand dem Risiko entsprechend abzusichern und bei Fehlern richtig zu reagieren. Da die Faxleitung unverschlüsselt ist, gilt die Sorgfalt vor allem der richtigen Nummer und dem Standort des Empfangsgeräts.
Die DSGVO denkt in Risiken
Die europäische Verordnung führt keine Liste zugelassener Kanäle. Wer ein Dokument verschickt, das eine Person identifiziert, verarbeitet personenbezogene Daten – per Post, E-Mail oder Fax. Drei Anforderungen gelten: nur Nötiges teilen, die Sicherheit an die Sensibilität der Daten anpassen und einen Plan für Zwischenfälle bereithalten.
Was beim Fax anders ist
Bei FaxTelecom kommt das PDF per HTTPS verschlüsselt an und wird nach dem Versand gelöscht; die Telefonleitung zum Empfangsgerät bleibt dagegen unverschlüsselt, wie bei jedem Fax. Wirksame Maßnahmen sind daher vor allem organisatorischer Art.
Gesundheitsdaten gehören zu einer besonderen Kategorie. Klären Sie vor dem Faxen, ob der Empfänger ein sicheres Austauschsystem für Gesundheitsberufe oder einen Upload-Bereich anbietet: Unser Artikel zum Fax im Gesundheitswesen und in Apotheken beleuchtet das Thema.
Die Checkliste vor dem Senden
Schwärzen oder entfernen Sie alle Angaben, die für den Vorgang nicht nötig sind. Übernehmen Sie die Nummer aus einem aktuellen Dokument und prüfen Sie sie ein zweites Mal, bevor Sie den Bestätigungslink anklicken. Schreiben Sie den Namen des Empfängers und „vertraulich“ in die Deckblatt-Nachricht. Kündigen Sie das Fax telefonisch an und bitten Sie um Empfangsbestätigung.
Geht das Fax an eine falsche Nummer, kontaktieren Sie die Person, die es irrtümlich erhalten hat, bitten Sie um Vernichtung der Seiten und dokumentieren Sie den Vorfall schriftlich. Je nach Schwere kann binnen 72 Stunden eine Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde nötig sein: für Unternehmen und Praxen in der Regel die Datenschutzbehörde des Bundeslandes, für Bundesbehörden und Telekommunikationsanbieter der BfDI.
Das Wichtigste
- Die DSGVO erlaubt das Fax, wenn Sie minimieren und absichern.
- Unverschlüsselte Faxleitung: Vorsorge ist vor allem organisatorisch.
- Geprüfte Nummer, Vermerk „vertraulich“, Empfänger vorgewarnt.
- Falsche Nummer: vernichten lassen, dokumentieren, ggf. melden.