En bref
Oui, le RGPD ne proscrit aucun canal. Il vous demande de limiter le document au strict nécessaire, de protéger l’envoi à hauteur du risque et de savoir réagir en cas d’erreur. Comme la ligne fax n’est pas chiffrée, la vigilance porte surtout sur l’exactitude du numéro et sur l’endroit où se trouve l’appareil du destinataire.
Le RGPD raisonne en risques
Le règlement européen ne dresse pas de liste de canaux autorisés. Transmettre un document qui identifie une personne est un traitement de données, que ce soit par courrier, e-mail ou fax. Trois exigences s’appliquent : ne partager que l’utile, adapter la sécurité à la sensibilité des informations, et avoir prévu la marche à suivre en cas d’incident.
Spécificités de la télécopie
Sur FaxTelecom, le PDF arrive chiffré en HTTPS et il est effacé après l’envoi ; la ligne téléphonique jusqu’à l’appareil d’arrivée, elle, reste en clair, comme pour tout fax. Les mesures efficaces sont donc surtout organisationnelles.
Les données de santé relèvent d’une catégorie particulière. Avant de faxer, vérifiez si le destinataire propose un outil d’échange sécurisé réservé aux soignants ou un espace de dépôt : notre article sur le fax dans la santé et en pharmacie fait le point.
La liste de contrôle avant d’envoyer
Masquez ou retirez les informations inutiles à la démarche. Recopiez le numéro depuis un document récent et vérifiez-le une seconde fois avant de cliquer sur le lien de confirmation. Indiquez le nom du destinataire et « confidentiel » dans le message de page de garde. Prévenez-le par téléphone et demandez-lui de confirmer la bonne réception.
Si le fax part au mauvais numéro, joignez la personne qui l’a reçu par erreur, demandez-lui de détruire les pages et consignez l’incident par écrit. Selon la gravité, une notification à l’Autorité de protection des données (APD) peut s’imposer dans les 72 heures.
Points clés
- Fax permis par le RGPD, à condition de minimiser et de sécuriser.
- Ligne fax en clair : les précautions sont surtout organisationnelles.
- Numéro vérifié, mention « confidentiel », destinataire averti.
- Erreur de numéro : faire détruire, consigner, notifier si nécessaire.