Em resumo
Sim: o RGPD não proíbe nenhum canal. Pede que limite o documento ao estritamente necessário, que proteja o envio em função do risco e que saiba reagir se algo correr mal. Como a linha de fax não é cifrada, o cuidado incide sobretudo no número certo e no sítio onde está o aparelho do destinatário.
O RGPD pensa em riscos
O regulamento europeu não tem lista de canais aprovados. Enviar um documento que identifica uma pessoa é tratar dados pessoais, seja por correio, e-mail ou fax. Aplicam-se três exigências: partilhar só o útil, ajustar a segurança à sensibilidade da informação e ter um plano pronto para incidentes.
Onde o fax é diferente
No FaxTelecom, o PDF chega cifrado em HTTPS e é apagado após o envio; a linha telefónica até ao aparelho recetor, essa, segue sem cifra, como em qualquer fax. As medidas eficazes são, portanto, sobretudo organizativas.
Os dados de saúde pertencem a uma categoria especial. Antes de enviar o fax, veja se o destinatário dispõe de uma ferramenta de troca segura para profissionais de saúde ou de uma área de carregamento: o nosso artigo sobre o fax na saúde e nas farmácias aborda o tema.
A lista de verificação antes de enviar
Oculte ou retire toda a informação que a diligência não exige. Copie o número de um documento recente e confirme-o uma segunda vez antes de clicar na ligação de confirmação. Escreva o nome do destinatário e «confidencial» na mensagem da folha de rosto. Telefone a avisar e peça que confirmem a boa receção.
Se o fax seguir para o número errado, contacte quem o recebeu por engano, peça-lhe que destrua as páginas e registe o incidente por escrito. Consoante a gravidade, pode ser obrigatório notificar a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) no prazo de 72 horas.
Pontos-chave
- O RGPD permite o fax, desde que minimize e proteja.
- Linha de fax sem cifra: os cuidados são sobretudo organizativos.
- Número verificado, menção «confidencial», destinatário avisado.
- Número errado: pedir a destruição, registar, notificar se necessário.