In breve
Sì: il GDPR non vieta alcun canale. Ti chiede di limitare il documento allo stretto necessario, di proteggere l’invio in proporzione al rischio e di sapere come reagire se qualcosa va storto. Poiché la linea fax non è cifrata, l’attenzione va soprattutto al numero giusto e al luogo in cui si trova l’apparecchio del destinatario.
Il GDPR ragiona per rischi
Il regolamento europeo non tiene un elenco di canali approvati. Inviare un documento che identifica una persona significa trattare dati personali, per posta, e-mail o fax. Valgono tre requisiti: condividere solo l’utile, commisurare la sicurezza alla delicatezza delle informazioni e avere un piano pronto per gli incidenti.
Dove il fax è diverso
Su FaxTelecom il PDF arriva cifrato in HTTPS e viene cancellato dopo l’invio; la linea telefonica fino all’apparecchio ricevente resta invece in chiaro, come per ogni fax. Le misure efficaci sono quindi soprattutto organizzative.
I dati sanitari rientrano in una categoria particolare. Prima di faxare, verifica se il destinatario offre uno strumento di scambio sicuro per i professionisti sanitari o un’area di caricamento: il nostro articolo sul fax in sanità e in farmacia approfondisce il tema.
La lista di controllo prima dell’invio
Oscura o togli ogni informazione non necessaria alla pratica. Copia il numero da un documento recente e verificalo una seconda volta prima di cliccare sul link di conferma. Scrivi il nome del destinatario e «riservato» nel messaggio del frontespizio. Preannuncia l’invio con una telefonata e fatti dire quando il fax è arrivato.
Se il fax parte verso il numero sbagliato, contatta chi l’ha ricevuto per errore, chiedigli di distruggere le pagine e annota l’incidente per iscritto. A seconda della gravità, può essere necessaria una notifica al Garante per la privacy entro 72 ore.
Punti chiave
- Il GDPR consente il fax, purché tu minimizzi e protegga.
- Linea fax in chiaro: le precauzioni sono soprattutto organizzative.
- Numero verificato, dicitura «riservato», destinatario avvisato.
- Numero sbagliato: far distruggere, annotare, notificare se serve.