Fax an Krankenkasse und Arztpraxis: Datenschutz, KIM, Deckblatt

Kurz gesagt: Als versicherte Person faxen Sie heute seltener, weil Praxen Arbeitsunfähigkeit und Rezepte elektronisch übermitteln. Für einen fristgebundenen Widerspruch gegen einen Kassenbescheid oder für Unterlagen, die eine Praxis ausdrücklich per Fax anfordert, bleibt der Weg nützlich. Senden Sie nur das Nötigste, prüfen Sie die Nummer und halten Sie das Deckblatt neutral.

Dieser Beitrag bietet allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Datenschutzberatung. FaxTelecom versendet Faxe an Festnetzanschlüsse und empfängt keine Faxe.

Wann faxen Versicherte heute noch an Kasse oder Praxis?

Vieles, was früher per Fax lief, ist inzwischen automatisiert. Seit 2023 übermitteln Arztpraxen die Arbeitsunfähigkeit in der Regel elektronisch an die Krankenkasse (eAU), und Arbeitgeber rufen sie dort ab. Seit Anfang 2024 ist das E-Rezept für verschreibungspflichtige Arzneimittel in der gesetzlichen Krankenversicherung der Standard. Den gelben Schein müssen Sie also meist nicht mehr selbst weiterleiten.

Es bleiben Situationen, in denen ein Fax praktisch ist:

• Widerspruch gegen einen Bescheid der Krankenkasse, etwa bei abgelehnten Hilfsmitteln, Reha-Leistungen oder Krankengeld. Nach dem Sozialgerichtsgesetz ist er innerhalb eines Monats schriftlich oder zur Niederschrift einzulegen.
• Unterlagen auf Anforderung, zum Beispiel ein Befund aus einer anderen Praxis, den Ihre Hausärztin vor einem Termin sehen möchte und für den sie Ihnen ihre Faxnummer nennt.
• Anträge mit Unterschrift, wenn die Kasse kein Online-Formular dafür anbietet und die Zeit für den Postweg knapp ist.
• Kontakt zu Stellen ohne digitale Anbindung, etwa einem Sanitätshaus oder einer Therapiepraxis, die ihre Faxnummer selbst angibt.

Was verlangt der Datenschutz bei Gesundheitsdaten?

Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Wer sie verarbeitet, muss nach Art. 32 DSGVO ein angemessenes Schutzniveau sicherstellen. Diese Pflichten treffen in erster Linie Praxen, Kliniken und Kassen als Verantwortliche. Mehrere Landesdatenschutzbehörden haben in den vergangenen Jahren darauf hingewiesen, dass ein Fax über heutige IP-Netze nicht durchgehend verschlüsselt ist und sich für sensible Daten nur eingeschränkt eignet.

Für Sie als Privatperson, die ihre eigenen Daten übermittelt, gilt die DSGVO in diesem Fall nicht in gleicher Weise. Vernünftig ist es trotzdem, das Risiko klein zu halten. Bei FaxTelecom ist Ihr Dokument bis zu unseren Servern per HTTPS verschlüsselt und wird nach dem Versand gelöscht. Die Telefonstrecke bis zum Gerät des Empfängers ist dagegen nicht verschlüsselt; das ist eine Grenze des Faxprotokolls selbst, nicht eines bestimmten Anbieters. Mehr dazu in unserem Beitrag zum Datenschutz beim Faxen.

Warum können Sie KIM nicht selbst nutzen?

KIM steht für „Kommunikation im Medizinwesen". Es ist ein verschlüsselter E-Mail-Dienst innerhalb der Telematikinfrastruktur, die von der gematik verantwortet wird. Teilnehmen können Leistungserbringer wie Praxen, Apotheken und Krankenhäuser sowie Krankenkassen; sie benötigen dafür zugelassene Komponenten und eine Institutions- oder Heilberufskarte. Versicherte haben keinen KIM-Zugang.

Für Sie gibt es andere digitale Wege: die App oder Online-Geschäftsstelle Ihrer Kasse, die elektronische Patientenakte (ePA) und das Postfach im Kundenportal. Diese Kanäle sind für den Austausch mit der Kasse meist besser geeignet als ein Fax, weil sie verschlüsselt sind und das Dokument direkt Ihrem Versichertenkonto zuordnen.

Wie sieht ein datensparsames Deckblatt aus?

Das Deckblatt liegt oft offen im Ausgabefach. Es sollte so wenig wie möglich verraten und trotzdem eine schnelle Zuordnung erlauben.

• Empfänger: Name der Kasse oder Praxis, wenn bekannt mit Abteilung („Leistungsabteilung Hilfsmittel", „Praxis Dr. …, z. Hd. Anmeldung").
• Absender: Ihr Name und eine Rückrufnummer.
• Bezug: Ihre Krankenversichertennummer oder das Aktenzeichen des Bescheids, keine Diagnose.
• Seitenzahl und der Hinweis „Vertraulich, nur für den Adressaten".

Bei FaxTelecom entsteht das Deckblatt aus den Formularfeldern. Schreiben Sie in den Betreff also etwa „Widerspruch Bescheid vom 12.10.2026" statt einer Beschreibung Ihrer Erkrankung. Ein separates Blatt gestalten Sie mit unserem Deckblatt-Generator.

Wo finden Sie die richtige Faxnummer?

Wir nennen keine Faxnummern von Kassen oder Praxen. Zuverlässig sind:

• der Bescheid oder Brief der Kasse, dessen Briefkopf die zuständige Stelle und ihre Kontaktdaten enthält;
• die Kontaktseite oder das Impressum der Krankenkasse beziehungsweise der Praxis;
• ein kurzer Anruf in der Praxis, bei dem Sie sich die Nummer bestätigen lassen.

Viele Kassen arbeiten mit zentralen Posteingängen und geben bewusst nur noch Post- und Online-Wege an. Finden Sie keine Faxnummer, ist der Brief oder die Kassen-App der richtige Kanal.

Wie gehen Sie Schritt für Schritt vor?

1. Inhalt auf das Nötigste kürzen. Ein Widerspruch braucht zunächst keine Arztberichte; die Begründung kann folgen.
2. Dokument als PDF vorbereiten, unterschreiben und in Schwarz-Weiß scannen. Bis zu 100 MB sind möglich, wenige Seiten übertragen sich aber zuverlässiger.
3. Nummer kurz vor dem Versand prüfen und im deutschen Format mit Vorwahl eingeben. Ein Zahlendreher schickt Gesundheitsdaten an Fremde.
4. Neutralen Betreff wählen, wie oben beschrieben.
5. Bei Fristen die PDF-Bestätigungen wählen (2,99 € inkl. MwSt., nur bei Zustellung berechnet).
6. Nachweis ablegen: gesendetes PDF, Bestätigung und Quelle der Nummer gehören zusammen.

Ein einseitiger Versand ist kostenlos. Ab zwei Seiten zahlen Sie pauschal 3,99 € inkl. MwSt. pro Versand.

Was gilt für Praxen, die selbst noch faxen?

Wenn Sie in einer Praxis arbeiten, liegt die Verantwortung für ein angemessenes Schutzniveau bei Ihrer Einrichtung. Für den Austausch mit anderen Leistungserbringern ist KIM der vorgesehene Weg. Wo das Gegenüber nicht angeschlossen ist, wägen Praxen den Kanal im Einzelfall ab: Nummer vorab bestätigen, Empfänger telefonisch ankündigen, Inhalt minimieren. Unser Beitrag zu Fax in Praxis, Apotheke und Labor vertieft die Sicht der Einrichtungen.

Was sollten Sie sich merken?

Für Versicherte ist das Fax heute ein Werkzeug für Ausnahmen: Fristen, angeforderte Unterlagen, Stellen ohne digitale Anbindung. Bevorzugen Sie die App Ihrer Kasse, wo sie das Anliegen abdeckt, und senden Sie per Fax nur das Nötigste an eine geprüfte Nummer. Ist Ihr Schreiben bereit, versenden Sie es über die Startseite von FaxTelecom.