PDF für den Faxversand vorbereiten: Auflösung, Kontrast, Seitenzahl

Kurz gesagt: Beim Empfänger kommt ein zweifarbiges Bild ohne jede Graustufe an, abgetastet mit 204 × 196 dpi (Feinmodus) oder 204 × 98 dpi (Normalmodus). Alles Blasse, hell Eingefärbte, sehr Kleine oder sehr Dünne kann verschwinden. Ziel ist ein PDF im Hochformat A4, dunkle Schrift auf Weiß, Fließtext ab 11 Punkt, saubere Scans mit 200 oder 300 dpi und keine überflüssige Seite. Bei FaxTelecom ist eine einzelne Seite gratis; ab der zweiten gilt eine Pauschale von 3,99 € inkl. MwSt. für das ganze Dokument.

Was mit Ihrem PDF zwischen Upload und Ausdruck passiert

Ihre Datei reist nicht so, wie sie ist. Zuerst wird sie in eine Folge von Bildern umgewandelt, eines pro Seite. Jede A4-Seite wird zu einem Raster von etwa 1.728 Punkten Breite. Jeder Punkt ist schwarz oder weiß – mehr kennt das Gruppe-3-Fax nicht. Die Bilder werden komprimiert, über die Telefonleitung geschickt und vom Gerät am anderen Ende gedruckt oder gespeichert. Den genauen Ablauf erklärt unsere Seite So funktioniert ein Fax.

Die entscheidende Frage lautet also nicht „Sieht mein PDF gut aus?", sondern „Bleibt es lesbar, wenn nur noch reines Schwarz auf reinem Weiß bei rund 200 dpi übrig ist?".

Normal, Fein, Superfein: die Faxauflösungen

Die Auflösung handeln beide Geräte zu Beginn jeder Verbindung aus; ein älteres Faxgerät kann den Normalmodus erzwingen. Gestalten Sie Ihr Dokument daher für den Feinmodus und prüfen Sie, ob es auch im Normalmodus noch verständlich wäre – dort halbiert sich die Buchstabenhöhe.

Kontrast hat Vorrang

Die Umwandlung in Schwarzweiß arbeitet mit einem Schwellenwert: Jeder Punkt, der heller als eine bestimmte Stufe ist, wird weiß, alle anderen schwarz. Die Folgen:

• Grauer Text ist gefährdeter Text. Mittelgrau kommt gepunktet an, Hellgrau verschwindet ganz. Stellen Sie allen Text auf Schwarz.
• Keine farbigen Hintergründe, keine Wasserzeichen. Ein graues, schräges „VERTRAULICH" wird zur Punktwolke über dem Text.
• Gestreifte Tabellen. Die abwechselnd grau hinterlegten Zeilen sehen am Bildschirm gut aus und werden zu einem Muster, das die Zahlen verwischt. Nehmen Sie stattdessen dünne, aber schwarze Linien.
• Textmarker. Gelb löst sich in Luft auf, andere Farben können das markierte Wort schwärzen. Besser fett oder unterstrichen.

Schriften und Layout

• Mindestens 11 Punkt im Fließtext, nie unter 9 Punkt bei Fußnoten.
• Normale oder fette Schnitte. „Light"- und „Thin"-Schriften verlieren ganze Striche, schmale Schriften lassen Buchstaben verschmelzen.
• Ränder von mindestens 1 cm. Viele Faxgeräte schneiden an jeder Kante ein paar Millimeter ab. Eine Kopfzeile direkt am Papierrand fehlt dann womöglich.
• A4 hochkant. Querformatige Seiten werden oft auf die Breite verkleinert, alles schrumpft. US-Letter funktioniert für Kanada, aber mischen Sie keine Formate in einem PDF.
• Seitenzählung „2/5". Der Empfänger sieht sofort, ob etwas fehlt.
• Ausfüllbare Formulare. Feldinhalte überstehen die Umwandlung nicht immer. Reduzieren Sie die Datei vorher: öffnen und „Als PDF drucken" wählen.

Papierdokumente mit dem Smartphone scannen

Ein Scanner ist nicht nötig. Das Handy reicht, wenn Sie methodisch vorgehen:

1. Legen Sie das Blatt flach auf eine dunkle, einfarbige Unterlage, damit sich die Ränder abheben.
2. Beleuchten Sie es frontal mit Tageslicht, ohne dass Hand oder Handy einen Schatten werfen.
3. Nutzen Sie einen Scan-Modus statt der Kamera: die Notizen-App auf dem iPhone, die Scanfunktion von Google Drive unter Android oder eine eigene App. Sie richten die Perspektive gerade und schneiden automatisch zu.
4. Wählen Sie den Filter Schwarzweiß oder Graustufen, niemals „Farbe" oder „Foto".
5. Prüfen Sie den Zuschnitt und exportieren Sie als PDF, alle Seiten in einer Datei.

Unsere Seite zum Faxen vom Handy beschreibt den gesamten Versand vom Smartphone aus, vom Scan bis zur Statusverfolgung.

Unterschriften, Stempel und Siegel

Eine Unterschrift mit hellblauem Kugelschreiber gehört zum Empfindlichsten, was man faxen kann. Unterschreiben Sie mit schwarzem oder dunkelblauem Filzstift und kräftigem Strich. Eine als Bild eingefügte Unterschrift setzen Sie auf weißen Grund (ein transparentes PNG auf grau hinterlegter Fläche wird zum dunklen Block) und geben ihr mindestens 3 bis 4 cm Breite.

Rote oder violette Stempel erscheinen bestenfalls als gerastertes Grau, schlimmstenfalls gar nicht lesbar. Kräftig aufdrücken, Stempel gut einfärben, dann testen: Drucken Sie die Seite auf Ihrem eigenen Drucker in Schwarzweiß. Übersteht der Stempel den Monochromdruck, übersteht er auch das Fax.

Beachten Sie: Eine per Fax empfangene Unterschrift bleibt eine Kopie. Welchen Beweiswert sie hat, erläutert unsere Seite zur Beweiskraft des Faxes.

Farben, Diagramme und Fotos

Fotos werden zu Punktmustern (Rasterung): bei einem Gesicht noch erkennbar, bei einem Ausweis deutlich weniger. Müssen Sie ein Ausweisdokument schicken, scannen Sie es in Graustufen, vergrößert auf der Seite und mit hohem Kontrast. Bei Diagrammen unterscheiden Sie Datenreihen über die Linienart (durchgezogen, gepunktet, gestrichelt) und Beschriftungen, nie allein über Farbe.

Dateigröße

FaxTelecom nimmt PDFs bis 100 MB an, doch eine schwerere Datei kommt nicht schärfer an: Am Ende landet alles bei rund 200 dpi in Schwarzweiß. Ein zwanzigseitiger Farbscan mit 600 dpi ist riesig, lädt vom Handy aus langsam hoch und bringt nichts. Ein paar Richtwerte:

• Text aus einer Textverarbeitung exportiert: einige Dutzend Kilobyte pro Seite.
• Monochrom gescannte Seite, 300 dpi: oft unter 200 KB.
• Datei zu groß: Nutzen Sie die Verkleinerungsfunktion Ihres PDF-Programms (die Vorschau auf dem Mac hat dafür einen eigenen Filter).
• Passwortgeschütztes PDF: Entfernen Sie den Schutz, sonst lässt sich das Dokument womöglich nicht umwandeln.

Seitenzahl und Preis

Die Preisregel von FaxTelecom passt in zwei Zeilen: Ein einseitiges PDF wird kostenlos und ohne Kontingent verschickt; alles darüber kostet pauschal 3,99 € inkl. MwSt., ob zwei Seiten oder vierzig. Daraus folgen zwei praktische Tipps.

• Leere Seiten aufspüren. Ein Duplex-Scan eines nur einseitig bedruckten Blatts erzeugt eine leere Rückseite – und die macht aus einem Gratisversand einen kostenpflichtigen. Löschen Sie sie vor dem Bestätigen.
• Nicht quetschen, um zu sparen. Ab zwei Seiten ändert sich der Preis nicht mehr. Vier lesbare Seiten sind besser als zwei in 7 Punkt.

Ein eigenes Deckblatt im PDF brauchen Sie ebenfalls nicht: Das Formular erstellt eines aus Absender, Empfänger, Betreff und Ihrer Nachricht. Wie Sie es sinnvoll ausfüllen, lesen Sie in unserem Beitrag über gute Fax-Deckblätter.

Checkliste vor dem Versand

Besteht die Seite diesen Monochrom-Drucktest, kommt sie auch beim Empfänger lesbar an.