Preparar um PDF para fax: resolução, contraste e número de páginas

Resposta curta: o que chega ao destinatário é uma imagem de duas cores, sem um único cinzento, amostrada a 204 × 196 dpi (modo fino) ou 204 × 98 dpi (modo normal). Tudo o que for pálido, levemente colorido, muito pequeno ou muito fino pode desaparecer. Procure um PDF A4 na vertical, carateres escuros sobre branco, texto corrido a partir de 11 pontos, digitalizações limpas a 200 ou 300 dpi e nenhuma página a mais. No FaxTelecom, uma página única é gratuita; a partir da segunda, aplica-se uma taxa fixa de 3,99 € com IVA ao documento inteiro.

O que acontece ao seu PDF entre o envio e a impressão

O seu ficheiro não viaja tal como está. Primeiro é convertido numa sequência de imagens, uma por página. Cada página A4 passa a ser uma grelha com cerca de 1728 pontos de largura. Cada ponto é preto ou branco: o fax do grupo 3 não conhece mais nada. Essas imagens são comprimidas, enviadas pela linha telefónica e depois impressas ou guardadas pelo aparelho do outro lado. O mecanismo completo está explicado na nossa página sobre como funciona o fax.

A pergunta certa não é "o meu PDF está bonito?", mas "continua legível depois de reduzido a preto puro sobre branco puro, a uns 200 dpi?".

Normal, fino, superfino: as resoluções do fax

A resolução é negociada entre as duas máquinas no início de cada chamada, e um aparelho antigo pode impor o modo normal. Prepare o documento para o modo fino e confirme que continuaria compreensível em modo normal, onde a altura das letras fica reduzida a metade.

O contraste está primeiro

A passagem a preto e branco funciona por limiar: cada ponto mais claro do que um certo nível fica branco, os restantes ficam pretos. Consequências diretas:

• Texto cinzento é texto em risco. Um cinzento médio sai pontilhado, um cinzento claro desaparece por completo. Ponha todo o texto a preto.
• Nada de fundos coloridos nem marcas de água. Um "CONFIDENCIAL" cinzento na diagonal transforma-se numa nuvem de pontos por cima do texto.
• Tabelas com linhas alternadas. O sombreado de linha sim, linha não, tão prático no ecrã, vira uma trama que baralha os números. Troque-o por linhas finas, mas pretas.
• Marcador fluorescente. O amarelo evapora-se, as outras cores podem escurecer a palavra marcada. Prefira negrito ou sublinhado.

Tipos de letra e paginação

• 11 pontos no mínimo no texto corrido, nunca menos de 9 nas notas.
• Pesos normais ou negritos. As fontes "Light" ou "Thin" perdem traços inteiros; as condensadas fazem as letras tocar-se.
• Margens de pelo menos 1 cm. Muitos aparelhos cortam alguns milímetros em cada margem; um cabeçalho encostado à borda pode não chegar.
• A4 na vertical. Uma página na horizontal é muitas vezes reduzida para caber na largura, e tudo fica mais pequeno. O formato Letter serve para o Canadá, mas não misture formatos no mesmo PDF.
• Numeração "2/5". O destinatário vê logo que não falta nada.
• Formulários preenchíveis. O conteúdo dos campos nem sempre sobrevive à conversão. Achate o ficheiro antes: abra-o e escolha "Imprimir para PDF".

Digitalizar um documento em papel com o telemóvel

Não precisa de scanner. Um telemóvel chega, desde que siga um método:

1. Pouse a folha bem plana sobre uma superfície escura e lisa, para que os bordos se destaquem.
2. Ilumine de frente, com luz natural, sem que a mão ou o telemóvel façam sombra.
3. Use um modo de digitalização em vez da câmara: a app Notas no iPhone, a função de digitalização do Google Drive no Android ou uma app própria. Endireitam a perspetiva e recortam automaticamente.
4. Escolha o filtro preto e branco ou tons de cinzento, nunca "cor" nem "fotografia".
5. Verifique o recorte e exporte em PDF, com todas as páginas no mesmo ficheiro.

A nossa página sobre enviar fax a partir do telemóvel descreve o envio completo, da digitalização ao acompanhamento.

Assinaturas, carimbos e selos

Uma assinatura a esferográfica azul-clara é das coisas mais frágeis que se podem mandar por fax. Assine com marcador preto ou azul-escuro, com traço firme. Se inserir a assinatura como imagem, coloque-a sobre fundo branco (um PNG transparente sobre uma zona sombreada dá um bloco escuro) e dê-lhe pelo menos 3 a 4 cm de largura.

Carimbos vermelhos ou roxos saem, na melhor das hipóteses, num cinzento tramado; na pior, ilegíveis. Carregue bem, entinte bem o carimbo e faça um teste: imprima a página a preto e branco na sua impressora. Se o carimbo resistir à impressão monocromática, resiste ao fax.

Lembre-se de que uma assinatura recebida por fax continua a ser uma cópia. O valor que tem como prova é analisado na página dedicada à força probatória do fax.

Cores, gráficos e fotografias

As fotografias transformam-se em padrões de pontos (pontilhado): aceitável para um rosto, muito menos para um cartão de cidadão. Se tiver de enviar um documento de identificação, digitalize-o em tons de cinzento, ampliado na página e com contraste elevado. Nos gráficos, distinga as séries pelo estilo da linha (contínua, pontilhada, tracejada) e por legendas, nunca só pela cor.

Tamanho do ficheiro

O FaxTelecom aceita PDF até 100 MB, mas um ficheiro mais pesado não chega mais nítido: tudo acaba em cerca de 200 dpi a preto e branco. Uma digitalização a cores de vinte páginas a 600 dpi é enorme, demora a carregar a partir do telemóvel e não traz nada. Alguns valores de referência:

• Texto exportado de um processador de texto: algumas dezenas de kilobytes por página.
• Página digitalizada a monocromático, 300 dpi: muitas vezes menos de 200 KB.
• Ficheiro demasiado grande: use a opção de redução de tamanho do seu leitor de PDF (a Pré-visualização no Mac tem um filtro próprio).
• PDF protegido por palavra-passe: retire a proteção, senão o documento pode não conseguir ser convertido.

Número de páginas e preço

A regra de preços do FaxTelecom cabe em duas linhas: um PDF de uma página segue gratuitamente, sem quota; tudo o que for mais longo paga uma taxa fixa de 3,99 € com IVA, sejam duas páginas ou quarenta. Daqui resultam duas consequências práticas.

• Cace as páginas em branco. Digitalizar frente e verso uma folha impressa só de um lado acrescenta um verso vazio, e esse verso transforma um envio gratuito num envio pago. Apague-o antes de confirmar.
• Não aperte para poupar. A partir de duas páginas o preço já não muda. Mais vale quatro páginas legíveis do que duas em corpo 7.

Também não precisa de juntar a sua própria folha de rosto ao PDF: o formulário gera uma a partir do remetente, do destinatário, do assunto e da sua mensagem. Para a preencher bem, leia o nosso artigo sobre boas práticas para a folha de rosto do fax.

Lista de verificação antes do envio

Se a página passar neste teste de impressão monocromática, chegará legível ao destinatário.