Preparare un PDF per il fax: risoluzione, contrasto e numero di pagine

In breve: al destinatario arriva un'immagine a due toni, senza alcun grigio, campionata a 204 × 196 dpi (modalità fine) o 204 × 98 dpi (modalità standard). Tutto ciò che è pallido, leggermente colorato, molto piccolo o molto sottile può sparire. Punta a un PDF A4 verticale, caratteri scuri su bianco, testo da 11 punti in su, scansioni pulite a 200 o 300 dpi e nessuna pagina superflua. Su FaxTelecom una pagina singola è gratuita; dalla seconda in poi si paga un forfait di 3,99 € IVA inclusa per l'intero documento.

Che cosa succede al tuo PDF tra il caricamento e la stampa

Il file non viaggia così com'è. Prima viene convertito in una serie di immagini, una per pagina. Ogni pagina A4 diventa una griglia larga circa 1.728 punti. Ogni punto è nero o bianco: il fax di gruppo 3 non conosce altro. Le immagini vengono compresse, inviate sulla linea telefonica, poi stampate o salvate dall'apparecchio dall'altra parte. Il meccanismo completo è spiegato nella nostra pagina su come funziona il fax.

La domanda giusta non è quindi "il mio PDF è bello?", ma "resta leggibile una volta ridotto a nero puro su bianco puro, a circa 200 dpi?".

Standard, fine, superfine: le risoluzioni del fax

La risoluzione viene negoziata tra le due macchine all'inizio di ogni chiamata e un vecchio fax può imporre la standard. Prepara quindi il documento per la modalità fine, poi verifica che resterebbe comprensibile anche in standard, dove l'altezza delle lettere si dimezza.

Prima di tutto, il contrasto

Il passaggio al bianco e nero avviene per soglia: ogni punto più chiaro di un certo livello diventa bianco, gli altri neri. Conseguenze dirette:

• Testo grigio, testo a rischio. Un grigio medio esce puntinato, un grigio chiaro scompare del tutto. Metti tutto il testo in nero.
• Niente sfondi colorati né filigrane. Un "RISERVATO" grigio in diagonale diventa una nuvola di puntini sopra le parole.
• Tabelle a righe alterne. L'ombreggiatura a righe alterne, così comoda a schermo, si trasforma in una trama che confonde le cifre. Sostituiscila con bordi sottili ma neri.
• Evidenziatore. Il giallo evapora, gli altri colori possono annerire la parola evidenziata. Meglio grassetto o sottolineato.

Caratteri e impaginazione

• Almeno 11 punti per il testo, mai meno di 9 per le note.
• Pesi normali o grassetti. I font "Light" o "Thin" perdono tratti interi, quelli condensati fanno toccare le lettere.
• Margini di almeno 1 cm. Molti fax tagliano qualche millimetro su ogni bordo: un'intestazione attaccata al bordo del foglio può non arrivare.
• A4 verticale. Una pagina orizzontale viene spesso rimpicciolita per stare nella larghezza, e tutto diventa più piccolo. Il formato Letter va bene per il Canada, ma evita di mescolare formati nello stesso PDF.
• Numerazione "2/5". Il destinatario vede subito se manca qualcosa.
• Moduli compilabili. Il contenuto dei campi non sempre sopravvive alla conversione. Appiattisci prima il file: aprilo e scegli "Stampa in PDF".

Scansionare un documento cartaceo con lo smartphone

Non serve uno scanner. Basta il telefono, purché tu segua un metodo:

1. Appoggia il foglio ben piatto su una superficie scura e uniforme, così i bordi risaltano.
2. Illumina frontalmente, con luce naturale, senza che la mano o il telefono facciano ombra.
3. Usa una modalità "scanner" invece della fotocamera: l'app Note su iPhone, la funzione di scansione di Google Drive su Android o un'app dedicata. Raddrizzano la prospettiva e ritagliano da sole.
4. Scegli il filtro bianco e nero o scala di grigi, mai "colore" o "foto".
5. Controlla il ritaglio, poi esporta in PDF, con tutte le pagine in un solo file.

La nostra pagina su come inviare un fax dal telefono descrive l'intero invio da mobile, dalla scansione al monitoraggio.

Firme, timbri e sigilli

Una firma a penna biro azzurra è tra gli elementi più fragili di un fax. Firma con un pennarello nero o blu scuro, con tratto deciso. Se inserisci la firma come immagine, mettila su fondo bianco (un PNG trasparente su un'area ombreggiata diventa un blocco scuro) e dalle almeno 3–4 cm di larghezza.

I timbri rossi o viola escono, nel migliore dei casi, in un grigio retinato; nel peggiore, illeggibili. Premi bene, inchiostra bene il timbro, poi fai una prova: stampa la pagina in bianco e nero sulla tua stampante. Se il timbro supera la stampa monocromatica, supererà anche il fax.

Tieni presente che una firma ricevuta via fax resta una copia. Il suo valore come prova è trattato nella nostra pagina sul valore legale del fax.

Colori, grafici e foto

Le foto diventano motivi di puntini (retinatura): passabili per un volto, molto meno per una carta d'identità. Se devi inviare un documento d'identità, scansionalo in scala di grigi, ingrandito sulla pagina, con contrasto elevato. Nei grafici distingui le serie con lo stile della linea (continua, a puntini, tratteggiata) e con le etichette, mai solo con il colore.

Il peso del file

FaxTelecom accetta PDF fino a 100 MB, ma un file più pesante non arriva più nitido: alla fine tutto si riduce a circa 200 dpi in bianco e nero. Una scansione a colori di venti pagine a 600 dpi è ingombrante, lenta da caricare dal telefono e non porta nulla. Qualche riferimento:

• Testo esportato da un programma di videoscrittura: qualche decina di kilobyte a pagina.
• Pagina scansionata in monocromatico, 300 dpi: spesso meno di 200 KB.
• File troppo pesante: usa la funzione di riduzione delle dimensioni del tuo lettore PDF (Anteprima su Mac ha un filtro apposito).
• PDF protetto da password: togli la protezione, altrimenti il documento potrebbe non essere convertibile.

Numero di pagine e prezzo

La regola tariffaria di FaxTelecom sta in due righe: un PDF di una pagina parte gratis, senza limiti di invii; qualunque documento più lungo costa un forfait di 3,99 € IVA inclusa, che siano due pagine o quaranta. Ne derivano due conseguenze pratiche.

• Dai la caccia alle pagine bianche. La scansione fronte-retro di un foglio stampato su un solo lato aggiunge un retro vuoto, e quel retro trasforma un invio gratuito in uno a pagamento. Eliminalo prima di confermare.
• Non comprimere per risparmiare. Oltre le due pagine il prezzo non cambia più. Meglio quattro pagine leggibili che due in corpo 7.

Non serve nemmeno aggiungere una tua copertina al PDF: il modulo ne genera una a partire da mittente, destinatario, oggetto e messaggio. Per compilarla bene, leggi il nostro articolo sulle buone pratiche per la copertina del fax.

Lista di controllo prima dell'invio

Se la pagina supera questa prova di stampa monocromatica, arriverà leggibile al destinatario.