Faxer le service RH de son employeur

Arrêt maladie, attestation, justificatif d’absence : prévenir à temps, sans en dire trop.

Dans beaucoup d’entreprises, le service des ressources humaines dispose encore d’un fax pour recevoir les avis d’arrêt de travail, les justificatifs d’absence, les attestations et les courriers des salariés. En Belgique, l’employeur doit être prévenu sans délai d’une absence pour maladie, et le certificat médical doit en principe lui parvenir dans les deux jours ouvrables, sauf autre délai prévu par le règlement de travail ou une convention collective. Demandez le numéro au service RH ou consultez le règlement de travail, puis indiquez votre matricule et votre site de rattachement en page de garde. N’envoyez que le document prévu pour l’employeur, sans information médicale.

Pourquoi le service RH d’un employeur reçoit encore des fax

Les services RH reçoivent des documents de toutes provenances : médecins, mutualités, organismes de formation, salariés en déplacement. Le fax leur offre un point d’entrée unique, joignable même par quelqu’un privé d’accès à l’intranet, pendant un arrêt par exemple.

Pour vous, c’est un moyen de prouver que vous avez prévenu dans les temps. En Belgique, le médecin peut désormais transmettre le certificat d’incapacité à la mutualité par voie électronique ; le fax garde son utilité pour les justificatifs que ces circuits ne couvrent pas, ou lorsque l’entreprise le demande.

Où trouver le bon numéro

  • Le règlement de travail, le livret d’accueil ou l’intranet, qui listent souvent les coordonnées du service du personnel.
  • Votre contrat de travail, vos bulletins de paie ou un courrier RH récent, qui portent l’adresse et parfois le fax du service.
  • Votre responsable ou un collègue, qui peut vous donner le numéro utilisé localement — à faire confirmer par les RH si possible.

Ce que doit dire la page de garde

  • Le nom de l’entreprise, l’établissement et la mention « Ressources humaines ».
  • Vos nom, prénom, matricule et service.
  • L’objet : arrêt initial, prolongation, justificatif d’absence, attestation.
  • Les dates concernées et le nombre total de pages, sans la moindre précision médicale.

La trace à conserver

Archivez le rapport d’émission avec le fichier tel qu’il est parti. En cas de désaccord sur la date à laquelle votre absence a été signalée, ce rapport fixe le jour et l’heure d’envoi vers le numéro du service. Une copie conservée chez vous évite aussi de réclamer un duplicata au médecin.

D’autres canaux, parfois meilleurs

  • La transmission électronique de l’arrêt

    Là où le médecin ou la caisse adresse l’arrêt directement à l’employeur, il vous suffit souvent de prévenir de votre absence.

  • Le portail RH ou l’e-mail du gestionnaire

    Rapide et traçable si l’entreprise l’autorise ; assurez-vous que la boîte reste suivie pendant les congés.

  • La lettre recommandée

    À retenir pour une démission, une contestation ou tout courrier qui doit faire preuve, selon le droit du travail applicable.

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