Enviar un fax a recursos humanos de tu empresa

Baja médica, certificado, justificante de ausencia: avisar a tiempo sin contar de más.

En muchas empresas, el departamento de recursos humanos sigue teniendo fax para recibir partes de baja, justificantes de ausencia, certificados y cartas de la plantilla. Según tu convenio colectivo, hay que avisar a la empresa de una ausencia por enfermedad en un plazo corto. Pide el número a recursos humanos o consulta el reglamento interno, y pon tu número de empleado y tu centro de trabajo en la carátula. Envía solo el documento destinado a la empresa, sin información médica.

Por qué el departamento de recursos humanos de tu empresa sigue recibiendo faxes

Recursos humanos recibe documentos de todas partes: médicos, mutuas, entidades de formación, empleados de viaje. El fax le ofrece una única puerta de entrada, accesible incluso para quien no puede entrar en la intranet — durante una baja, por ejemplo.

Para ti, es una forma de demostrar que avisaste a tiempo. Desde abril de 2023 ya no tienes que entregar a la empresa la copia del parte de baja: el INSS se lo comunica por vía electrónica. El fax sigue siendo útil para los justificantes que ese circuito no cubre, como el de una consulta médica, o cuando la empresa lo pide.

Dónde encontrar el número correcto

  • El reglamento interno, el manual de bienvenida o la intranet, que suelen recoger los datos de contacto del departamento de personal.
  • Tu contrato, tus nóminas o una carta reciente de recursos humanos, con la dirección y a veces el fax del departamento.
  • Tu responsable o un compañero, que puede decirte enseguida el número que se usa en tu centro — confírmalo con recursos humanos si puedes.

Qué debe decir la carátula

  • El nombre de la empresa, el centro de trabajo y la mención «Recursos humanos».
  • Tu nombre y apellidos, número de empleado y equipo.
  • El asunto: baja inicial, confirmación, justificante de ausencia, certificado.
  • Las fechas afectadas y el número total de páginas, sin ningún detalle médico.

La constancia que debes guardar

Conserva el informe de transmisión al lado del PDF que mandaste. Si surge un desacuerdo sobre cuándo comunicaste la ausencia, el informe fija el día y la hora del envío al número del departamento. Una copia guardada en casa te ahorra además pedir un duplicado al médico.

Otros canales, a veces mejores

  • La comunicación electrónica de la baja

    Donde el médico o la seguridad social trasladan la baja directamente a la empresa, muchas veces solo tienes que avisar de tu ausencia.

  • El portal del empleado o el correo de tu gestor

    Rápido y con rastro si la empresa lo permite; asegúrate de que alguien revisa ese buzón en vacaciones.

  • El burofax

    La opción para una dimisión, una reclamación o cualquier carta que deba valer como prueba, según la legislación laboral aplicable.

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