Inviare un fax all’ufficio del personale della tua azienda

Malattia, attestato, giustificativo d’assenza: avvisare in tempo senza dire troppo.

In molte aziende l’ufficio risorse umane ha ancora un fax per ricevere comunicazioni di malattia, giustificativi d’assenza, attestati e lettere dei dipendenti. Secondo il contratto collettivo applicato, il datore di lavoro va avvisato di un’assenza per malattia entro un termine breve. Chiedi il numero all’ufficio del personale o consulta il regolamento aziendale, poi indica matricola e sede sul frontespizio. Invia solo il documento destinato al datore di lavoro, senza informazioni cliniche.

Perché l’ufficio del personale di un datore di lavoro riceve ancora fax

L’ufficio del personale riceve documenti da ogni parte: medici, enti previdenziali, enti di formazione, dipendenti in trasferta. Il fax gli offre un unico punto d’ingresso, raggiungibile anche da chi non può accedere alla intranet — durante una malattia, per esempio.

Per te è un modo per dimostrare di aver avvisato in tempo. In Italia il medico trasmette il certificato di malattia all’INPS per via telematica e il datore di lavoro lo consulta online; il fax resta utile per i giustificativi che questo circuito non copre, o quando l’azienda lo chiede.

Dove trovare il numero giusto

  • Il regolamento aziendale, il kit di benvenuto o la intranet, che spesso riportano i recapiti dell’ufficio del personale.
  • Il contratto di lavoro, le buste paga o una lettera recente delle risorse umane, con l’indirizzo e talvolta il fax dell’ufficio.
  • Il tuo responsabile o un collega, che può dirti subito il numero usato in sede — fattelo confermare dalle risorse umane se puoi.

Cosa deve dire il frontespizio

  • Il nome dell’azienda, la sede e la dicitura «Ufficio del personale».
  • Nome, cognome, matricola e reparto.
  • L’oggetto: primo certificato, prosecuzione, giustificativo d’assenza, attestato.
  • Le date interessate e il numero totale di pagine, senza alcun dettaglio clinico.

La traccia da conservare

Tieni il rapporto di trasmissione accanto al PDF spedito. Se nasce un disaccordo su quando hai comunicato l’assenza, il rapporto fissa giorno e ora dell’invio verso il numero dell’ufficio. Una copia tenuta a casa ti evita anche di chiedere un duplicato al medico.

Altri canali, a volte migliori

  • L’invio telematico del certificato

    Dove è il medico o l’ente previdenziale a trasmettere il certificato al datore di lavoro, spesso ti basta comunicare l’assenza e il numero di protocollo.

  • Il portale HR o l’e-mail del referente

    Veloce e tracciabile se l’azienda lo consente; assicurati che la casella sia presidiata anche durante le ferie.

  • La raccomandata

    La scelta per dimissioni, una contestazione o qualsiasi lettera che debba valere come prova, secondo il diritto del lavoro applicabile.

Altri destinatari

Inviare un fax a un ente

In questa sezione

Da leggere dopo

Pagine selezionate per preparare, inviare o documentare il tuo fax.