Enviar fax a um cartório notarial

O fax acelera a reunião dos documentos; nunca substitui a assinatura da escritura.

Os cartórios notariais aceitam de bom grado um fax para reunir os documentos de uma compra, de uma herança ou de um crédito: documento de identificação, certificado energético, extrato bancário, minuta de procuração. O notário ou um colaborador indica-lhe normalmente o número direto do cartório. Escreva na folha de rosto a referência do processo e o nome de quem o acompanha. Tenha presente que uma cópia por fax serve para preparar o ato: os originais assinados, sobretudo uma procuração, terão quase sempre de ser entregues em mão ou enviados por correio.

Porque é que um cartório notarial ainda recebe faxes

Boa parte da correspondência de um notário é trocada com outros profissionais — bancos, mediadores imobiliários, topógrafos, outros cartórios — e o fax continua a ser o gesto natural para fazer circular de imediato uma página assinada ou carimbada. Por isso os cartórios mantiveram a linha, mesmo com o avanço das mensagens seguras.

Para o cliente, a vantagem é a rapidez: a poucos dias da escritura, um documento em falta enviado de manhã pode estar no processo à tarde. Chega em papel, o que convém a quem anota e arquiva à mão.

Onde encontrar o número certo

  • A carta de abertura do processo ou a assinatura dos e-mails do seu interlocutor: o fax do cartório aparece quase sempre aí.
  • O site do cartório ou o diretório de notários da Ordem dos Notários.
  • Um telefonema para a receção, para saber se o cartório prefere fax, carregamento na área de cliente ou e-mail para este tipo de documento.

O que deve dizer a folha de rosto

  • O nome do notário e o do colaborador responsável pelo processo.
  • A referência do processo ou a designação do ato (compra e venda, habilitação de herdeiros, doação).
  • A sua qualidade: vendedor, comprador, herdeiro, procurador.
  • A lista dos documentos e o número total de páginas, indicando se um original seguirá por correio.

O registo a guardar

Arquive o PDF exato com o respetivo relatório de transmissão e peça ao cartório que confirme a receção no próximo contacto. Se faltar um documento no dia da escritura, poderá mostrar quando foi enviado e em que formato.

Outros canais, por vezes melhores

  • A área de cliente segura do cartório

    Cada vez mais cartórios disponibilizam um carregamento cifrado: mais confidencial do que um fax para extratos bancários ou certidões de família.

  • A entrega em mão

    A melhor opção para originais e procurações assinadas, ou se puder passar pelo cartório antes da escritura.

  • O correio registado com aviso de receção

    Para um original que tem de chegar até uma data certa, prova a expedição e a entrega.

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