Inviare un fax a uno studio notarile

Il fax velocizza la raccolta dei documenti; non prende mai il posto della firma dell’atto.

Gli studi notarili ricevono volentieri un fax per raccogliere i documenti di una compravendita, di una successione o di un mutuo: documento d’identità, certificazioni, estratto conto, bozza di procura. Il notaio o un collaboratore ti indica di solito il numero diretto dello studio. Scrivi sul frontespizio il riferimento della pratica e il nome di chi la segue. Ricorda che una copia via fax serve a preparare l’atto: gli originali firmati, una procura in particolare, andranno quasi sempre consegnati a mano o spediti per posta.

Perché uno studio notarile riceve ancora fax

Gran parte della corrispondenza di un notaio avviene con altri professionisti — banche, agenzie immobiliari, geometri, altri studi — e lì il fax resta il gesto spontaneo per far girare subito una pagina firmata o timbrata. Gli studi hanno quindi conservato la linea, anche se la messaggistica sicura avanza.

Per il cliente il vantaggio è la rapidità: a pochi giorni dal rogito, un documento mancante inviato al mattino può entrare nel fascicolo nel pomeriggio. Arriva su carta, il che va bene a chi annota e archivia a mano.

Dove trovare il numero giusto

  • La lettera di apertura della pratica o la firma delle e-mail del tuo referente: il fax dello studio c’è quasi sempre.
  • Il sito dello studio o la ricerca notai del Consiglio Nazionale del Notariato su notariato.it.
  • Una telefonata alla segreteria, per sapere se lo studio preferisce un fax, un caricamento nell’area clienti o un’e-mail per questo tipo di documento.

Cosa deve dire il frontespizio

  • Il nome del notaio e quello del collaboratore che segue la pratica.
  • Il riferimento della pratica o la descrizione dell’operazione (compravendita, successione, donazione).
  • Il tuo ruolo: venditore, acquirente, erede, procuratore.
  • L’elenco dei documenti e il numero totale di pagine, segnalando se seguirà un originale per posta.

La traccia da conservare

Archivia il rapporto di trasmissione con il PDF esatto, poi chiedi allo studio di confermare la ricezione al contatto successivo. Se il giorno del rogito manca un documento, potrai dimostrare quando è partito e in che forma.

Altri canali, a volte migliori

  • L’area clienti protetta dello studio

    Sempre più notai offrono un caricamento cifrato: più riservato di un fax per estratti conto o documenti di famiglia.

  • La consegna a mano

    La scelta migliore per originali e procure firmate, o se puoi passare dallo studio prima dell’appuntamento.

  • La raccomandata con ricevuta di ritorno

    Per un originale che deve arrivare entro una data precisa, attesta sia la spedizione sia la consegna.

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