Faxer une étude notariale

Le fax accélère la constitution du dossier ; il ne remplace jamais la signature de l’acte.

Les études notariales reçoivent volontiers une télécopie pour réunir les pièces d’une vente, d’une succession ou d’un prêt : justificatif d’identité, diagnostic, relevé bancaire, projet de procuration. Le notaire ou son clerc vous communique en général le numéro direct de l’étude. Indiquez en page de garde la référence du dossier et le nom du collaborateur qui le suit. Gardez en tête qu’une copie faxée sert à préparer l’acte : les originaux signés, une procuration notamment, devront le plus souvent être remis ou postés.

Pourquoi une étude notariale reçoit encore des fax

Dans le notariat, quantité d’échanges se font entre professionnels — banques, agences immobilières, géomètres, autres études — et le fax y reste un réflexe pour faire circuler sans attendre une pièce signée ou tamponnée. Les offices ont donc conservé leur ligne, même si la messagerie sécurisée gagne du terrain.

Pour un client, l’atout est la vitesse : à quelques jours d’une signature, une pièce manquante faxée le matin peut rejoindre le dossier l’après-midi. Le document sort sur papier, ce qui convient aux collaborateurs qui annotent et classent à la main.

Où trouver le bon numéro

  • Le courrier d’ouverture du dossier ou la signature des e-mails du clerc : le numéro de fax de l’étude y figure presque toujours.
  • Le site de l’étude ou l’outil de recherche de notaire.be, le site du notariat belge.
  • Un appel au secrétariat, pour savoir si l’étude préfère un fax, un dépôt sur son espace client ou un e-mail pour ce type de pièce.

Ce que doit dire la page de garde

  • Le nom du notaire et celui du collaborateur chargé du dossier.
  • La référence du dossier ou l’intitulé de l’opération (vente, succession, donation).
  • Votre qualité : vendeur, acquéreur, héritier, mandataire.
  • La liste des pièces et le nombre total de pages, en signalant si un original suivra par la poste.

La trace à conserver

Classez le PDF exact avec son rapport de transmission, puis demandez à l’étude de confirmer la bonne réception lors de votre prochain échange. Si une pièce manque le jour de la signature, vous pourrez montrer quand elle est partie et sous quelle forme.

D’autres canaux, parfois meilleurs

  • L’espace client sécurisé de l’étude

    De plus en plus d’offices proposent un dépôt chiffré : plus confidentiel qu’un fax pour des relevés bancaires ou des actes d’état civil.

  • La remise en main propre

    À privilégier pour les originaux et les procurations signées, ou si vous passez à l’étude avant le rendez-vous.

  • Le courrier suivi

    Pour un original attendu avant une date précise, un envoi avec suivi fournit la preuve du dépôt et de la distribution.

Autres destinataires

Faxer un organisme

Dans ce dossier

À consulter ensuite

Une sélection de pages pour préparer, envoyer ou justifier votre télécopie.