Um fax seguiu para o número errado
O que fazer na primeira hora, como saber se é uma violação de dados e como evitar que volte a acontecer.
Se um fax seguir para o número errado, telefone de imediato ao destinatário, peça-lhe que destrua as folhas e confirme o pedido por escrito. Se o documento tinha dados pessoais, avalie o risco: em Portugal, uma violação que possa prejudicar as pessoas deve ser notificada à Comissão Nacional de Proteção de Dados no prazo de 72 horas.
O essencial em quatro pontos
O tempo joga contra si: cada hora perdida deixa o documento mais tempo em mãos alheias.
Dados pessoais que chegam ao destinatário errado são uma violação de dados nos termos do RGPD, mesmo que ninguém tenha lido as folhas.
Todas as violações se registam internamente, sejam ou não notificadas.
A prevenção pede poucos gestos: número verificado, introduzido duas vezes e relido durante o prazo de cancelamento.
Na primeira hora: travar a divulgação
Comece por identificar o número realmente marcado. Na FaxTelecom aparece na página de acompanhamento do envio e, se escolheu a opção, no comprovativo de transmissão em PDF. Num aparelho de fax, consulte o relatório de transmissão ou o registo de atividade.
Depois, ligue para esse número. Muitas linhas de fax pertencem a uma empresa ou consultório contactável por telefone, cujos dados aparecem muitas vezes numa lista de empresas. Explique que lhes chegou por engano um documento confidencial, sem descrever o conteúdo, e peça que o destruam sem o copiar nem reencaminhar.
Confirme o pedido por escrito, por e-mail ou carta, e solicite uma resposta que ateste a destruição. Mesmo curta, essa resposta mostrará que o risco foi reduzido. Se ninguém atender, anote cada tentativa com data e hora.
Por fim, avise o encarregado de proteção de dados ou quem trata destes assuntos na sua organização: será essa pessoa a conduzir a avaliação.
Avaliar: trata-se de uma violação de dados pessoais?
O RGPD considera violação de dados pessoais qualquer divulgação não autorizada (artigo 4.º, ponto 12). Um fax com o nome de um cliente, um processo de pessoal ou um relatório médico que chega a um terceiro cabe nesta definição. Uma fatura entre duas empresas sem qualquer pessoa identificável não cabe.
O artigo 33.º obriga a notificar a violação à autoridade de controlo até 72 horas depois de se ter tido conhecimento dela, salvo se for improvável que daí resulte prejuízo para os titulares. Para decidir, observe o tipo de informação (saúde, dados bancários, documentos de identificação), quantas pessoas estão em causa, quem recebeu o fax e o que fez com as folhas.
Em Portugal a notificação é feita à CNPD, através do formulário disponível no seu sítio oficial. Se o risco for elevado, por exemplo um diagnóstico na posse de um desconhecido que não responde, o artigo 34.º exige ainda que os titulares sejam informados numa linguagem clara.
Estas obrigações cabem à organização que decidiu o envio. Um serviço de transmissão como a FaxTelecom entrega o documento ao número introduzido: não conhece a sensibilidade do conteúdo nem consegue recuperar um fax já entregue.
O que o registo interno deve conter
O artigo 33.º, n.º 5, do RGPD obriga a documentar todas as violações, incluindo as que não são notificadas. Basta uma ficha simples que cubra estes campos.
| Campo | Exemplo para um fax mal endereçado | Para que serve |
|---|---|---|
| Factos | Nota de alta de três páginas enviada numa terça-feira de manhã para um número com dois algarismos trocados | Reconstituir o incidente sem depender da memória |
| Dados e pessoas afetadas | Um utente: nome, data de nascimento, diagnóstico | Medir a gravidade |
| Descoberta | Telefonema do destinatário correto uma hora depois, a dizer que nada chegou | Fixar o início do prazo de 72 horas |
| Medidas tomadas | Chamada ao destinatário errado, destruição confirmada por e-mail | Mostrar que o risco foi contido |
| Decisão e fundamentos | Notificação à CNPD ou não, com a razão | Justificar a decisão numa fiscalização |
| Medidas corretivas | Número memorizado corrigido, dupla introdução adotada | Evitar a repetição |
Evitar que se repita
A maioria dos erros vem de dois algarismos trocados, de um número copiado de uma fonte antiga ou de uma tecla de marcação rápida que ninguém atualiza há anos. As soluções são simples e quase gratuitas.
Verifique o formato antes de enviar. O verificador de números da FaxTelecom deteta um indicativo introduzido duas vezes, um comprimento errado ou um número de telemóvel, que nenhum fax consegue alcançar. Não lhe pode dizer a quem pertence a linha: isso só uma fonte fiável confirma.
Introduza duas vezes os números sensíveis ou peça a um colega que os releia antes de um envio delicado. Para os destinatários habituais, mantenha uma lista datada de números verificados e reveja-a periodicamente.
Aproveite os prazos que tem. Na FaxTelecom a transmissão só começa depois do clique na ligação do e-mail de confirmação e de uma contagem decrescente de cerca de 55 segundos durante a qual pode cancelar. Reler o número nesse momento demora segundos; corrigir o erro depois custa muito mais.
Perguntas frequentes
- O destinatário errado é obrigado a destruir o documento?
- Normalmente não tem qualquer vínculo contratual consigo, mas a maioria das empresas e consultórios aceita sem problema. Um pedido cordial, confirmado por escrito, e uma resposta que ateste a destruição são as melhores provas de que o risco foi reduzido.
- É sempre preciso notificar a CNPD?
- Não. A notificação só é devida se a violação puder criar um risco para as pessoas. O registo interno, esse, é obrigatório em todos os casos, com a razão pela qual notificou ou não.
- A FaxTelecom pode cancelar um fax já transmitido?
- Não. Depois de as folhas chegarem ao aparelho do destinatário, nenhum serviço as consegue recuperar. Pode cancelar durante a contagem decrescente de cerca de 55 segundos que antecede a transmissão.
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