Un fax est parti au mauvais numéro
Les gestes à faire tout de suite, la question de la violation de données et les moyens d’éviter que cela se reproduise.
Si une télécopie part au mauvais numéro, appelez sans attendre le destinataire pour qu’il détruise les pages, et gardez une trace écrite de cette demande. Si le document contenait des données personnelles, évaluez le risque : en Belgique, une violation susceptible de nuire aux personnes doit être notifiée à l’Autorité de protection des données dans les 72 heures.
L’essentiel en quatre points
Le temps joue contre vous : chaque heure perdue laisse le document plus longtemps entre des mains étrangères.
Des données personnelles arrivées chez le mauvais destinataire constituent, pour le RGPD, une violation de données, même si personne n’a lu les pages.
Chaque violation se consigne dans un registre interne, qu’elle soit notifiée ou non.
La prévention tient en peu de gestes : numéro contrôlé, saisi deux fois, relu pendant le délai d’annulation.
Dans l’heure : limiter la diffusion
Identifiez d’abord le numéro réellement composé. Avec FaxTelecom, il figure sur la page de suivi de l’envoi et, si vous avez pris l’option, sur l’accusé de transmission en PDF. Sur un télécopieur, consultez le rapport d’émission ou le journal des communications.
Appelez ensuite ce numéro. Beaucoup de lignes fax appartiennent à une entreprise ou à un cabinet joignable par téléphone, dont les coordonnées figurent dans un annuaire professionnel. Expliquez qu’un document confidentiel leur est parvenu par erreur, sans en dévoiler le contenu, et demandez qu’il soit détruit sans copie ni transfert.
Doublez cette demande d’un écrit, par e-mail ou par courrier, en sollicitant une réponse qui atteste la destruction. Même brève, cette réponse montrera que le risque a été réduit. Si personne ne décroche, notez chaque tentative avec sa date et son heure.
Prévenez enfin la personne chargée de la protection des données dans votre structure (DPO ou référent) : c’est elle qui mènera l’évaluation.
Évaluer : s’agit-il d’une violation de données ?
Le RGPD appelle violation de données à caractère personnel toute divulgation non autorisée (article 4, point 12). Un fax qui contient le nom d’un client, un dossier du personnel ou un rapport médical, sorti chez un tiers, entre dans cette définition. Une facture entre deux sociétés, sans aucune personne identifiable, n’y entre pas.
L’article 33 impose de notifier la violation à l’autorité de contrôle au plus tard 72 heures après sa découverte, à moins qu’elle ne présente vraisemblablement aucun risque pour les personnes concernées. Pour en juger, regardez la nature des informations (santé, finances, pièces d’identité), le nombre de personnes concernées, l’identité du destinataire involontaire et ce qu’il a fait des pages.
En Belgique, l’autorité compétente est l’Autorité de protection des données, qui met un formulaire de notification à disposition sur son site. Si le risque est élevé, par exemple un diagnostic arrivé chez un inconnu qui ne répond pas, l’article 34 demande aussi d’informer les personnes concernées, en termes simples, de ce qui s’est passé et de ce qu’elles peuvent faire.
Ces démarches incombent à l’organisation qui a décidé de l’envoi. Un service de transmission comme FaxTelecom achemine le document vers le numéro saisi : il ne connaît pas le caractère sensible du contenu et ne peut pas rappeler un fax déjà remis.
Ce que le registre interne doit contenir
L’article 33, paragraphe 5, du RGPD exige de documenter chaque violation, y compris celles qui ne sont pas notifiées. Une fiche simple suffit si elle couvre ces rubriques.
| Rubrique | Exemple pour un fax mal adressé | Utilité |
|---|---|---|
| Faits | Rapport d’hospitalisation de trois pages, envoyé un mardi matin à un numéro dont deux chiffres étaient inversés | Reconstituer l’incident sans dépendre de la mémoire de chacun |
| Données et personnes concernées | Un patient : nom, date de naissance, diagnostic | Mesurer la gravité |
| Découverte | Appel du correspondant légitime, une heure plus tard, qui n’a rien reçu | Fixer le point de départ du délai de 72 heures |
| Mesures prises | Appel au destinataire involontaire, destruction confirmée par e-mail | Montrer que le risque a été contenu |
| Décision et motifs | Notification à l’APD ou non, avec la raison retenue | Justifier le choix lors d’un contrôle |
| Correctifs | Numéro mémorisé corrigé, double saisie instaurée | Empêcher la répétition |
Éviter que l’erreur se répète
La plupart des erreurs viennent d’un chiffre inversé, d’un numéro recopié d’une source ancienne ou d’une touche de numérotation abrégée jamais mise à jour. Les parades sont simples et ne coûtent presque rien.
Contrôlez le format avant d’envoyer. Le vérificateur de numéro de FaxTelecom repère un indicatif saisi deux fois, une longueur anormale ou un numéro de GSM, qu’aucun fax ne peut joindre. Il ne peut pas dire à qui appartient la ligne : seule une source fiable le peut.
Saisissez deux fois les numéros sensibles, ou faites relire par un collègue avant un envoi délicat. Pour les correspondants réguliers, tenez une liste datée de numéros vérifiés et revoyez-la à intervalles fixes.
Servez-vous des délais qui vous sont laissés. Chez FaxTelecom, la transmission ne démarre qu’après un clic dans l’e-mail de confirmation, puis un compte à rebours d’environ 55 secondes pendant lequel vous pouvez annuler. Relire le numéro à ce moment coûte quelques secondes ; rattraper l’erreur ensuite coûte bien davantage.
Questions fréquentes
- Le destinataire involontaire est-il obligé de détruire le document ?
- Il n’a en général aucun lien contractuel avec vous, mais la plupart des professionnels acceptent volontiers. Une demande courtoise, confirmée par écrit, et une réponse attestant la destruction sont les meilleurs éléments pour réduire le risque et le documenter.
- Faut-il toujours notifier l’APD ?
- Non. La notification n’est due que si la violation est susceptible de créer un risque pour les personnes. Le registre interne, lui, est exigé quoi qu’il arrive, avec la raison pour laquelle vous avez notifié ou non.
- FaxTelecom peut-il annuler un fax déjà transmis ?
- Non : une fois les pages remises au télécopieur du destinataire, aucun service ne peut les reprendre. L’annulation reste possible pendant le compte à rebours d’environ 55 secondes qui précède la transmission.
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