Un fax ha ido al número equivocado
Lo que debes hacer en la primera hora, cómo saber si es una brecha de datos y cómo evitar que vuelva a pasar.
Si un fax llega al número equivocado, llama de inmediato al destinatario, pídele que destruya las hojas y deja la petición por escrito. Si el documento contenía datos personales, valora el riesgo: en España, una brecha capaz de perjudicar a alguien se notifica a la Agencia Española de Protección de Datos en 72 horas como máximo.
Lo esencial en cuatro puntos
El tiempo corre en tu contra: cada hora perdida deja el documento más tiempo en manos ajenas.
Datos personales que llegan al destinatario equivocado son una brecha de datos según el RGPD, aunque nadie haya leído las hojas.
Toda brecha se anota en un registro interno, se notifique o no.
Prevenir requiere pocos gestos: número comprobado, tecleado dos veces y releído durante el plazo de cancelación.
En la primera hora: frenar la difusión
Averigua primero qué número se marcó realmente. Con FaxTelecom aparece en la página de seguimiento del envío y, si contrataste la opción, en el acuse de transmisión en PDF. En un aparato de fax, consulta el informe de transmisión o el registro de actividad.
Llama después a ese número. Muchas líneas de fax pertenecen a una empresa o consulta localizable por teléfono, cuyos datos suelen figurar en un directorio de empresas. Explica que les ha llegado por error un documento confidencial, sin describir su contenido, y pide que lo destruyan sin copiarlo ni reenviarlo.
Confirma la petición por escrito, por correo electrónico o carta, y solicita una respuesta que acredite la destrucción. Aunque sea breve, esa respuesta demostrará que el riesgo se redujo. Si nadie contesta, anota cada intento con fecha y hora.
Por último, avisa a la persona responsable de protección de datos en tu organización (el DPD, si lo hay): será quien dirija la valoración.
Valorar: ¿es una brecha de datos personales?
El RGPD considera violación de la seguridad de los datos personales cualquier comunicación no autorizada (artículo 4, apartado 12). Un fax con el nombre de un cliente, un expediente de personal o un informe médico que termina en poder de un tercero entra en esa definición. Una factura entre dos empresas sin ninguna persona identificable, no.
El artículo 33 obliga a notificar la brecha a la autoridad de control como máximo 72 horas después de descubrirla, a menos que no sea probable que perjudique a los afectados. Para decidirlo, mira el tipo de información (salud, datos bancarios, documentos de identidad), cuántas personas están afectadas, quién recibió el fax y qué hizo con las hojas.
En España la notificación se presenta ante la AEPD a través de su sede electrónica; en Cataluña, el País Vasco y Andalucía, los organismos públicos de su ámbito la dirigen a su autoridad autonómica. Si el riesgo es alto, por ejemplo un diagnóstico en poder de un desconocido que no responde, el artículo 34 exige además informar a los afectados con un lenguaje claro.
Estas obligaciones recaen en la organización que decidió el envío. Un servicio de transmisión como FaxTelecom entrega el documento al número introducido: no conoce la sensibilidad del contenido ni puede recuperar un fax ya entregado.
Qué debe incluir el registro interno
El artículo 33, apartado 5, del RGPD obliga a documentar toda brecha, incluidas las que no se notifican. Basta una ficha sencilla que recoja estos apartados.
| Apartado | Ejemplo para un fax mal dirigido | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Hechos | Informe de alta de tres páginas enviado un martes por la mañana a un número con dos cifras cambiadas | Reconstruir el incidente sin depender de la memoria |
| Datos y personas afectadas | Un paciente: nombre, fecha de nacimiento, diagnóstico | Medir la gravedad |
| Descubrimiento | Llamada del destinatario correcto una hora después avisando de que no le llegó nada | Fijar el inicio del plazo de 72 horas |
| Medidas adoptadas | Llamada al destinatario erróneo, destrucción confirmada por correo | Demostrar que el riesgo se contuvo |
| Decisión y motivos | Notificación a la AEPD o no, con la razón | Justificar la decisión ante una inspección |
| Medidas correctoras | Número guardado corregido, doble tecleo implantado | Evitar la repetición |
Evitar que se repita
La mayoría de los errores nacen de dos cifras cambiadas, de un número copiado de una fuente antigua o de una tecla de marcación rápida que nadie ha revisado en años. Las soluciones son sencillas y casi gratuitas.
Comprueba el formato antes de enviar. El verificador de números de FaxTelecom detecta un prefijo tecleado dos veces, una longitud incorrecta o un número de móvil, al que ningún fax puede llegar. Lo que no puede decirte es de quién es la línea: eso solo lo confirma una fuente fiable.
Teclea dos veces los números delicados o pide a un compañero que los relea antes de un envío sensible. Para los destinatarios habituales, mantén una lista fechada de números comprobados y revísala cada cierto tiempo.
Aprovecha los plazos que tienes. En FaxTelecom la transmisión solo empieza tras pulsar el enlace del correo de confirmación y una cuenta atrás de unos 55 segundos durante la cual puedes cancelar. Releer el número en ese momento lleva segundos; arreglar el error después cuesta mucho más.
Preguntas frecuentes
- ¿Está obligado el destinatario erróneo a destruir el documento?
- Normalmente no tiene ningún vínculo contractual contigo, pero la mayoría de empresas y consultas acceden sin problema. Una petición amable, confirmada por escrito, y una respuesta que acredite la destrucción son tus mejores pruebas de que el riesgo se redujo.
- ¿Hay que notificar siempre a la AEPD?
- No. Solo hay que notificar si la brecha puede suponer un riesgo para las personas. El registro interno, en cambio, es obligatorio siempre, junto con el motivo por el que notificaste o no.
- ¿Puede FaxTelecom cancelar un fax ya transmitido?
- No. Cuando las hojas han llegado al aparato del destinatario, ningún servicio puede recuperarlas. Puedes cancelar durante la cuenta atrás de unos 55 segundos que precede a la transmisión.
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