Un fax è finito al numero sbagliato
Cosa fare nella prima ora, come capire se è un data breach e come evitare che succeda di nuovo.
Se un fax finisce al numero sbagliato, chiama subito il destinatario, chiedigli di distruggere i fogli e conferma la richiesta per iscritto. Se il documento conteneva dati personali, valuta il rischio: in Italia una violazione che può danneggiare le persone va notificata al Garante per la protezione dei dati personali entro 72 ore.
L’essenziale in quattro punti
Il tempo gioca contro di te: ogni ora persa lascia il documento più a lungo in mani estranee.
Dati personali arrivati al destinatario sbagliato costituiscono per il GDPR una violazione dei dati, anche se nessuno ha letto i fogli.
Ogni violazione va annotata in un registro interno, che sia notificata o no.
La prevenzione richiede pochi gesti: numero verificato, digitato due volte, riletto durante il tempo di annullamento.
Nella prima ora: limitare la diffusione
Per prima cosa individua il numero effettivamente composto. Con FaxTelecom compare nella pagina di monitoraggio dell’invio e, se hai scelto l’opzione, nella ricevuta di trasmissione in PDF. Su un apparecchio fax, controlla il rapporto di trasmissione o il registro delle comunicazioni.
Poi chiama quel numero. Molte linee fax appartengono a un’azienda o a uno studio raggiungibile al telefono, i cui recapiti compaiono spesso in un elenco di attività. Spiega che per errore è arrivato loro un documento riservato, senza descriverne il contenuto, e chiedi di distruggerlo senza copiarlo né inoltrarlo.
Conferma la richiesta per iscritto, via e-mail o lettera, e chiedi una risposta che attesti la distruzione. Anche breve, quella risposta dimostrerà che il rischio è stato ridotto. Se nessuno risponde, annota ogni tentativo con data e ora.
Infine avvisa il tuo DPO o chi si occupa di privacy nella tua organizzazione: sarà lui a guidare la valutazione.
Valutare: è un data breach?
Il GDPR definisce violazione dei dati personali qualsiasi comunicazione non autorizzata (articolo 4, punto 12). Un fax con il nome di un cliente, un fascicolo del personale o un referto che finisce presso un terzo rientra in questa definizione. Una fattura tra due aziende senza alcuna persona identificabile no.
L’articolo 33 impone di notificare la violazione all’autorità di controllo entro 72 ore da quando se ne è venuti a conoscenza, a meno che sia improbabile un danno per gli interessati. Per deciderlo guarda il tipo di informazioni (salute, dati bancari, documenti d’identità), quante persone sono coinvolte, chi ha ricevuto il fax e che cosa ne ha fatto.
In Italia la notifica va al Garante per la protezione dei dati personali, tramite la procedura telematica indicata sul suo sito. Se il rischio è elevato, per esempio una diagnosi nelle mani di uno sconosciuto che non risponde, l’articolo 34 chiede anche di informare gli interessati con un linguaggio semplice.
Questi adempimenti spettano all’organizzazione che ha deciso l’invio. Un servizio di trasmissione come FaxTelecom consegna il documento al numero inserito: non conosce la delicatezza del contenuto e non può richiamare un fax già consegnato.
Cosa deve contenere il registro interno
L’articolo 33, paragrafo 5, del GDPR impone di documentare ogni violazione, anche quelle non notificate. Basta una scheda semplice che copra queste voci.
| Voce | Esempio per un fax indirizzato male | A cosa serve |
|---|---|---|
| Fatti | Lettera di dimissione di tre pagine inviata un martedì mattina a un numero con due cifre invertite | Ricostruire l’incidente senza affidarsi alla memoria |
| Dati e persone coinvolte | Un paziente: nome, data di nascita, diagnosi | Misurare la gravità |
| Scoperta | Telefonata del destinatario corretto un’ora dopo: non è arrivato nulla | Fissare l’inizio del termine di 72 ore |
| Misure adottate | Chiamata al destinatario errato, distruzione confermata via e-mail | Dimostrare che il rischio è stato contenuto |
| Decisione e motivazione | Notifica al Garante sì o no, con la ragione | Giustificare la scelta in caso di ispezione |
| Correttivi | Numero memorizzato corretto, doppia digitazione introdotta | Evitare la ripetizione |
Evitare che si ripeta
La maggior parte degli errori nasce da due cifre invertite, da un numero copiato da una fonte vecchia o da un tasto di selezione rapida che nessuno aggiorna da anni. I rimedi sono semplici e quasi gratuiti.
Controlla il formato prima di inviare. Il verificatore di numeri di FaxTelecom individua un prefisso digitato due volte, una lunghezza errata o un numero di cellulare, che nessun fax può raggiungere. Non può dirti a chi appartiene la linea: questo lo conferma solo una fonte affidabile.
Digita due volte i numeri delicati o fai rileggere a un collega prima di un invio sensibile. Per i destinatari abituali tieni un elenco datato di numeri verificati e ricontrollalo a intervalli regolari.
Sfrutta i tempi che hai a disposizione. Con FaxTelecom la trasmissione parte solo dopo il clic nell’e-mail di conferma e un conto alla rovescia di circa 55 secondi durante il quale puoi annullare. Rileggere il numero in quel momento richiede pochi secondi; rimediare dopo costa molto di più.
Domande frequenti
- Il destinatario sbagliato è obbligato a distruggere il documento?
- Di solito non ha alcun rapporto contrattuale con te, ma la maggior parte di aziende e studi accetta volentieri. Una richiesta cortese, confermata per iscritto, e una risposta che attesti la distruzione sono le prove migliori che il rischio è stato ridotto.
- Bisogna sempre notificare il Garante?
- No. La notifica è dovuta solo se la violazione può comportare un rischio per le persone. Il registro interno invece è obbligatorio in ogni caso, insieme al motivo per cui hai notificato oppure no.
- FaxTelecom può annullare un fax già trasmesso?
- No. Quando i fogli sono arrivati all’apparecchio del destinatario, nessun servizio può recuperarli. Puoi annullare durante il conto alla rovescia di circa 55 secondi che precede la trasmissione.
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