Ein Fax ging an die falsche Nummer
Was Sie sofort tun sollten, wann eine Datenpanne vorliegt und wie Sie den nächsten Fehler verhindern.
Landet ein Fax unter einer falschen Nummer, rufen Sie den Empfänger sofort an, bitten Sie um Vernichtung und halten Sie die Bitte schriftlich fest. Enthielt das Dokument personenbezogene Daten, bewerten Sie das Risiko: Eine Datenpanne, die Betroffenen schaden kann, ist binnen 72 Stunden der zuständigen Datenschutzaufsicht zu melden.
Das Wichtigste in vier Punkten
Zeit arbeitet gegen Sie: Jede verlorene Stunde lässt das Dokument länger in fremden Händen.
Personenbezogene Daten beim falschen Empfänger sind eine Datenpanne im Sinne der DSGVO, auch wenn noch niemand die Seiten gelesen hat.
Jede Panne gehört in eine interne Dokumentation, ob sie gemeldet wird oder nicht.
Vorbeugen geht mit wenigen Handgriffen: Nummer geprüft, doppelt eingegeben, während der Abbruchfrist noch einmal gelesen.
In der ersten Stunde: die Verbreitung begrenzen
Stellen Sie zuerst fest, welche Nummer tatsächlich gewählt wurde. Bei FaxTelecom steht sie auf der Statusseite der Sendung und, falls Sie die Option gewählt haben, im Sendebericht als PDF. Am Faxgerät finden Sie sie im Sendeprotokoll oder Journal.
Rufen Sie diese Nummer dann an. Viele Faxanschlüsse gehören zu einem Unternehmen oder einer Praxis, die telefonisch erreichbar ist; die Kontaktdaten stehen oft in einem Branchenverzeichnis. Erklären Sie, dass versehentlich ein vertrauliches Dokument eingegangen ist, ohne den Inhalt zu schildern, und bitten Sie um Vernichtung ohne Kopie oder Weitergabe.
Bestätigen Sie die Bitte schriftlich per E-Mail oder Brief und erbitten Sie eine Antwort, die die Vernichtung bestätigt. Schon eine kurze Rückmeldung zeigt, dass das Risiko verringert wurde. Erreichen Sie niemanden, notieren Sie jeden Versuch mit Datum und Uhrzeit.
Informieren Sie schließlich Ihren Datenschutzbeauftragten oder die zuständige Person in Ihrem Haus: Sie übernimmt die Bewertung.
Bewerten: Liegt eine Datenpanne vor?
Die DSGVO versteht unter einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten jede unbefugte Offenlegung (Art. 4 Nr. 12). Ein Fax mit dem Namen eines Kunden, einer Personalakte oder einem Arztbrief, das bei Dritten landet, fällt darunter. Eine Rechnung zwischen zwei Firmen ohne identifizierbare Person nicht.
Art. 33 verpflichtet dazu, die Panne binnen 72 Stunden, nachdem sie bekannt wurde, der Aufsichtsbehörde zu melden, außer wenn für die Betroffenen voraussichtlich kein Risiko entsteht. Maßgeblich sind die Art der Daten (Gesundheit, Finanzen, Ausweisdaten), die Zahl der Betroffenen, wer das Fax erhalten hat und was mit den Seiten geschehen ist.
Zuständig ist für Unternehmen, Praxen und Vereine in der Regel die Datenschutzaufsicht des Bundeslandes, in dem sie ihren Sitz haben; die meisten bieten ein Online-Meldeformular an. Für Bundesbehörden ist es der BfDI. Ist das Risiko hoch, etwa wenn eine Diagnose bei Unbekannten liegt, die nicht reagieren, verlangt Art. 34 zusätzlich, die Betroffenen verständlich zu informieren.
Diese Pflichten treffen die Stelle, die den Versand veranlasst hat. Ein Übertragungsdienst wie FaxTelecom stellt das Dokument an die eingegebene Nummer zu: Er kennt die Sensibilität des Inhalts nicht und kann ein zugestelltes Fax nicht zurückholen.
Was die interne Dokumentation enthalten sollte
Art. 33 Abs. 5 DSGVO verlangt, jede Datenpanne zu dokumentieren, auch wenn sie nicht gemeldet wird. Ein einfaches Formular genügt, wenn es diese Punkte abdeckt.
| Punkt | Beispiel für eine Fax-Fehlsendung | Zweck |
|---|---|---|
| Sachverhalt | Dreiseitiger Entlassbrief, an einem Dienstagvormittag an eine Nummer mit Zahlendreher gefaxt | Den Vorfall unabhängig vom Gedächtnis Einzelner nachvollziehen |
| Betroffene Daten und Personen | Ein Patient: Name, Geburtsdatum, Diagnose | Die Schwere einschätzen |
| Kenntnisnahme | Anruf des eigentlichen Empfängers eine Stunde später, bei dem nichts ankam | Beginn der 72-Stunden-Frist festhalten |
| Ergriffene Maßnahmen | Anruf beim falschen Empfänger, Vernichtung per E-Mail bestätigt | Zeigen, dass das Risiko eingedämmt wurde |
| Entscheidung und Begründung | Meldung an die Aufsicht ja oder nein, mit Begründung | Die Entscheidung bei einer Prüfung belegen |
| Abhilfe | Gespeicherte Nummer korrigiert, doppelte Eingabe eingeführt | Wiederholung verhindern |
Den nächsten Fehler verhindern
Die meisten Fehlsendungen entstehen durch einen Zahlendreher, eine aus alter Quelle abgeschriebene Nummer oder eine Kurzwahltaste, die seit Jahren niemand aktualisiert hat. Die Gegenmittel sind einfach und kosten fast nichts.
Prüfen Sie das Format vor dem Senden. Der Nummernprüfer von FaxTelecom erkennt eine doppelt eingegebene Vorwahl, eine falsche Länge oder eine Handynummer, die kein Fax erreichen kann. Wem der Anschluss gehört, kann er nicht sagen: Das klärt nur eine verlässliche Quelle.
Geben Sie wichtige Nummern zweimal ein oder lassen Sie sie vor einem heiklen Versand von einer Kollegin oder einem Kollegen gegenlesen. Für regelmäßige Empfänger führen Sie eine datierte Liste geprüfter Nummern und kontrollieren sie in festen Abständen.
Nutzen Sie die Fristen, die Ihnen bleiben. Bei FaxTelecom startet die Übertragung erst nach dem Klick in der Bestätigungs-E-Mail und einem anschließenden Countdown von etwa 55 Sekunden, in dem Sie abbrechen können. Die Nummer jetzt zu lesen kostet Sekunden; den Fehler danach auszubügeln deutlich mehr.
Häufige Fragen
- Muss der falsche Empfänger das Dokument vernichten?
- Meist besteht kein Vertragsverhältnis, aber die meisten Unternehmen und Praxen kommen der Bitte gern nach. Eine höfliche, schriftlich bestätigte Bitte und eine Antwort über die Vernichtung sind Ihre besten Belege dafür, dass das Risiko verringert wurde.
- Muss ich jede Fax-Fehlsendung der Aufsichtsbehörde melden?
- Nein. Gemeldet werden muss nur, wenn die Panne voraussichtlich ein Risiko für die Betroffenen mit sich bringt. Die interne Dokumentation ist dagegen immer Pflicht, samt Begründung, warum Sie gemeldet haben oder nicht.
- Kann FaxTelecom ein bereits übertragenes Fax stoppen?
- Nein. Sind die Seiten beim Faxgerät des Empfängers angekommen, kann kein Dienst sie zurückholen. Abbrechen können Sie während des Countdowns von etwa 55 Sekunden vor der Übertragung.
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