Como assinar um documento antes de o enviar por fax
Manuscrita, desenhada ou eletrónica: como assinar e o que sai realmente do fax do outro lado.
Para enviar por fax um documento assinado, assine o papel com tinta escura e digitalize-o a preto e branco, ou acrescente uma assinatura desenhada ao PDF. Seja qual for o método, o destinatário recebe uma imagem da assinatura, nunca uma assinatura eletrónica que possa verificar. Quando é exigido o original em papel, o fax não o substitui.
O essencial
Um fax transporta uma imagem a preto e branco: a assinatura chega como um desenho, sem certificado nem selo temporal.
Uma assinatura avançada ou qualificada segundo o eIDAS perde o valor de verificação assim que é impressa ou enviada por fax.
Rubrique cada página e numere-as «1/4, 2/4…»: assim o destinatário vê logo se falta alguma folha.
A 204 × 196 ppp um traço muito fino desfaz-se: assine com ponta média e tinta preta.
Três formas de assinar e o que recebe o destinatário
A escolha depende do que o destinatário aceita e do equipamento que tem. A coluna central mostra o que sai do fax dele.
| Método | Como fazer | O que chega por fax | Indicado para |
|---|---|---|---|
| Manuscrita e digitalizada | Imprimir, assinar com tinta e digitalizar para PDF a preto e branco. | Uma cópia da assinatura original, normalmente o resultado mais nítido. | Formulários oficiais, cartas de rescisão, autorizações simples. |
| Desenhada no PDF | Traçar a assinatura com o dedo ou uma caneta digital numa app de PDF, ou inserir uma imagem. | Uma imagem de assinatura, igual na aparência à anterior. | Envios do dia a dia quando não tem impressora nem digitalizador. |
| Eletrónica (eIDAS) | Assinar com um certificado, por exemplo o do Cartão de Cidadão ou da Chave Móvel Digital. | Apenas o aspeto visual; o certificado e a verificação de integridade ficam no ficheiro original. | Envio do ficheiro por um canal eletrónico, não por fax. |
Assinatura manuscrita: digitalizar bem
Imprima a página, assine-a e digitalize-a no modo preto e branco (por vezes chamado «texto» ou «documento») em vez de cores ou tons de cinzento. Esse modo produz píxeis pretos ou brancos, tal como o fax fará, e vê no ecrã o que o destinatário vai receber.
Um digitalizador de mesa dá o melhor resultado. Com o telemóvel, pouse a folha numa superfície escura e uniforme, ilumine-a de frente sem sombras e use a função de digitalização de documentos, que endireita a página e reforça o contraste. Depois, amplie a assinatura no PDF: se o traço parecer tracejado, aumente o contraste ou volte a assinar com mais firmeza.
Uma assinatura desenhada no PDF
A maioria dos leitores de PDF e das apps para telemóvel tem uma ferramenta «Preencher e assinar»: desenha a assinatura uma vez, a app guarda-a e coloca-a no documento. É prático para um envio rápido a partir do telemóvel, sem impressora.
Dois cuidados. Desenhe a assinatura em grande no espaço próprio e reduza-a depois na página: uma assinatura traçada pequena desde o início fica muitas vezes reduzida a alguns segmentos retos. Depois, achate ou exporte o documento como PDF normal antes de o enviar, para que a assinatura faça parte da página e não seja uma anotação que algum programa poderia não mostrar.
Assinatura eletrónica: porque é que o fax não a transmite
O regulamento europeu eIDAS distingue três níveis. A assinatura eletrónica simples abrange qualquer meio que associe dados a um signatário, como um nome escrito ou uma imagem colada. A avançada tem de estar ligada ao signatário de forma inequívoca e permitir detetar qualquer alteração posterior. A qualificada assenta ainda num certificado qualificado e num dispositivo seguro; o regulamento confere-lhe efeito jurídico equivalente ao da assinatura manuscrita. Em Portugal, o Cartão de Cidadão e a Chave Móvel Digital permitem assinar com este nível.
Estas garantias dependem da criptografia contida no ficheiro: impressão digital do documento, certificado e, por vezes, selo temporal. O fax transmite apenas uma imagem reticulada da página. Um PDF assinado eletronicamente e depois enviado por fax chega, portanto, como uma simples cópia: o destinatário talvez veja uma caixa «assinado por…», mas não consegue verificar nada.
Se quem recebe exigir uma assinatura avançada ou qualificada, envie o ficheiro assinado pelo canal que indicar (portal, e-balcão, correio eletrónico). O fax continua adequado para documentos em que basta uma cópia assinada.
Quando continua a ser exigido o original em papel
Alguns atos ainda exigem o original: escrituras e documentos notariais, certos contratos e documentos que a entidade pede «em original» no seu formulário. Nesses casos o fax pode servir de aviso prévio, ou para cumprir um prazo se o destinatário o aceitar, mas o original tem de seguir por correio ou ser entregue. A lista exata depende de cada entidade: leia as instruções ou pergunte.
Em documentos de várias páginas, rubrique cada folha no mesmo sítio, por exemplo no canto inferior direito, e numere as páginas como «página 2 de 5». A rubrica mostra que o signatário viu cada página; a numeração permite ao destinatário verificar que a transmissão está completa. Guarde o original assinado junto com o relatório ou comprovativo de transmissão.
Manter uma assinatura legível a 204 × 196 ppp
- No modo fino, um fax tem cerca de 8 pontos por milímetro: um traço muito fino pode cair entre dois pontos e desaparecer.
- Assine com tinta preta e ponta média ou marcador; o azul-claro e o lápis passam mal o limiar do preto e branco.
- Deixe livre a zona da assinatura: um carimbo, um fundo cinzento ou uma linha de texto que a atravesse baralha o traço.
- Dê à assinatura um tamanho normal, pelo menos a altura de duas linhas de texto; uma assinatura minúscula transforma-se numa mancha.
- Antes de enviar, veja o PDF a 100 % a preto e branco: o que vê aproxima-se do que o destinatário vai imprimir.
Uma página de rosto indica quem envia, a quem e quantas páginas se seguem, o que ajuda o destinatário a associar o documento assinado ao processo certo. Criar uma página de rosto gratuita
Perguntas frequentes sobre assinatura e fax
- Uma assinatura desenhada no telemóvel vale o mesmo que uma manuscrita digitalizada?
- Depois de enviadas por fax, ambas chegam como imagem e tecnicamente não se distinguem. É o destinatário, ou a regra aplicável ao processo, que decide se basta uma cópia assinada.
- Posso enviar por fax um PDF assinado com o Cartão de Cidadão?
- Sim, mas a assinatura eletrónica não sobrevive ao fax: só o seu aspeto é transmitido. Se o destinatário tiver de a verificar, envie-lhe o próprio ficheiro PDF por um canal eletrónico.
- É preciso assinar a página de rosto?
- Normalmente não: a página de rosto descreve o envio. São as páginas do próprio documento que devem ser assinadas e rubricadas.
O fax na prática
Neste dossiê
A seguir
Páginas escolhidas para o ajudar a preparar, enviar ou comprovar o seu fax.
- Alguns campos, um PDF para descarregar e colocar à frente do seu fax.
- Os artigos 1358, 1366 e 1379 do Código Civil francês, lidos do ponto de vista de quem envia um fax.
- O seu telemóvel consegue enviar um fax. Não consegue ser o aparelho que o recebe.
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