Ist eine am Handy gezeichnete Unterschrift so viel wert wie eine gescannte handschriftliche?

Gefaxt kommen beide als Bild an, technisch lassen sie sich nicht unterscheiden. Ob eine unterschriebene Kopie genügt, entscheidet der Empfänger bzw. die für seinen Vorgang geltende Vorschrift.

Kann ich ein qualifiziert signiertes PDF faxen?

Ja, aber die elektronische Signatur übersteht das Fax nicht: Nur ihr Erscheinungsbild wird übertragen. Muss der Empfänger sie prüfen können, schicken Sie ihm die PDF-Datei selbst über einen elektronischen Kanal.

Muss das Deckblatt unterschrieben werden?

In der Regel nicht: Das Deckblatt beschreibt die Sendung. Unterschreiben und paraphieren müssen Sie die Seiten des eigentlichen Dokuments.

Ein Dokument vor dem Faxen unterschreiben

Handschriftlich, gezeichnet oder elektronisch: wie Sie unterschreiben und was das Faxgerät am anderen Ende tatsächlich ausdruckt.

Um ein unterschriebenes Dokument zu faxen, unterschreiben Sie das Papier mit dunkler Tinte und scannen es schwarz-weiß, oder Sie fügen eine gezeichnete Unterschrift ins PDF ein. Bei jeder Methode erhält der Empfänger ein Bild der Unterschrift, nie eine prüfbare elektronische Signatur. Wo das Original auf Papier verlangt wird, ersetzt ein Fax es nicht.

Das Wichtigste

Ein Fax überträgt ein Schwarz-Weiß-Bild: Die Unterschrift kommt als Zeichnung an, ohne Zertifikat und ohne Zeitstempel.
Eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur nach eIDAS verliert ihren Prüfwert, sobald sie ausgedruckt oder gefaxt wird.
Paraphieren Sie jede Seite und nummerieren Sie sie mit „1/4, 2/4 …“: So sieht der Empfänger sofort, ob ein Blatt fehlt.
Bei 204 × 196 dpi zerfällt ein sehr feiner Strich: Unterschreiben Sie mit mittlerer Spitze und schwarzer Tinte.

Drei Arten zu unterschreiben – und was beim Empfänger ankommt

Die Wahl hängt davon ab, was der Empfänger akzeptiert und welche Geräte Sie haben. Die mittlere Spalte zeigt, was aus seinem Faxgerät kommt.

Drei Arten zu unterschreiben – und was beim Empfänger ankommt
Methode	So geht’s	Was per Fax ankommt	Geeignet für
Handschriftlich, dann gescannt	Ausdrucken, mit Tinte unterschreiben, als Schwarz-Weiß-PDF scannen.	Eine Kopie der Originalunterschrift, meist das schärfste Ergebnis.	Behördenformulare, Kündigungen, einfache Vollmachten.
Im PDF gezeichnet	Unterschrift mit Finger oder Stift in einer PDF-App zeichnen oder als Bild einfügen.	Ein Bild einer Unterschrift, äußerlich gleich wie oben.	Alltägliche Sendungen ohne Drucker oder Scanner.
Elektronisch (eIDAS)	Mit einem Zertifikat signieren, etwa über einen Vertrauensdiensteanbieter oder eine Signaturkarte.	Nur das Erscheinungsbild; Zertifikat und Integritätsprüfung bleiben in der Originaldatei.	Versand der Datei über einen elektronischen Kanal, nicht per Fax.

Handschriftliche Unterschrift: richtig scannen

Drucken Sie die Seite aus, unterschreiben Sie und scannen Sie im Schwarz-Weiß-Modus (oft „Text“ oder „Dokument“ genannt) statt in Farbe oder Graustufen. Dieser Modus erzeugt reine schwarze oder weiße Pixel, genau wie das Faxgerät, und Sie sehen am Bildschirm, was der Empfänger bekommt.

Ein Flachbettscanner liefert das beste Ergebnis. Mit dem Smartphone fotografieren Sie das Blatt flach liegend bei indirektem Tageslicht, ohne den Schatten Ihrer Hand und nutzen die Dokumentenscan-Funktion, die die Seite begradigt und den Kontrast verstärkt. Zoomen Sie dann im PDF auf die Unterschrift: Wirkt der Strich gepunktet, erhöhen Sie den Kontrast oder unterschreiben Sie kräftiger neu.

Eine im PDF gezeichnete Unterschrift

Die meisten PDF-Programme und Apps bieten eine Funktion „Ausfüllen und unterschreiben“: Sie zeichnen Ihre Unterschrift einmal, die App speichert sie, und Sie setzen sie ins Dokument. Das ist praktisch für einen schnellen Versand vom Handy, ganz ohne Drucker.

Zwei Vorsichtsmaßnahmen. Zeichnen Sie die Unterschrift groß im Eingabefeld und verkleinern Sie sie erst auf der Seite: Wer gleich klein zeichnet, erhält oft nur ein paar gerade Striche. Danach das Dokument reduzieren bzw. als normales PDF exportieren, damit die Unterschrift Teil der Seite ist und keine Anmerkung, die manche Programme nicht anzeigen.

Elektronische Signatur: warum ein Fax keine überträgt

Die EU-Verordnung eIDAS unterscheidet drei Stufen. Die einfache elektronische Signatur umfasst jedes Verfahren, das Daten einem Unterzeichner zuordnet, etwa einen eingefügten Namen oder ein Bild. Die fortgeschrittene Signatur muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein und spätere Änderungen erkennbar machen. Die qualifizierte Signatur beruht zusätzlich auf einem qualifizierten Zertifikat und einer sicheren Signaturerstellungseinheit; sie ist der handschriftlichen gleichgestellt. Im deutschen Recht kann die gesetzliche Schriftform nach § 126a BGB grundsätzlich durch die elektronische Form mit qualifizierter Signatur ersetzt werden, sofern das Gesetz nichts anderes bestimmt.

Diese Garantien stecken in der Kryptografie der Datei: Prüfsumme des Dokuments, Zertifikat, teils Zeitstempel. Ein Fax überträgt nur ein gerastertes Bild der Seite. Ein elektronisch signiertes PDF kommt gefaxt deshalb als einfache Kopie an: Der Empfänger sieht vielleicht einen Vermerk „signiert von …“, kann aber nichts prüfen.

Verlangt Ihr Gegenüber eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur, schicken Sie die signierte Datei über den genannten Kanal (Portal, beA, eBO, E-Mail). Das Fax bleibt für Unterlagen geeignet, bei denen eine unterschriebene Kopie genügt.

Wann das Papieroriginal weiterhin nötig ist

Manche Erklärungen verlangen weiterhin das Original: notariell beurkundete Dokumente, bestimmte Verträge, Unterlagen, die eine Behörde im Formular ausdrücklich „im Original“ anfordert. Hier kann ein Fax vorab informieren oder eine Frist wahren, wenn der Empfänger das zulässt, aber das Original muss per Post folgen oder abgegeben werden. Welche Unterlagen betroffen sind, legt die jeweilige Stelle fest: Lesen Sie ihre Hinweise oder fragen Sie nach.

Bei mehrseitigen Dokumenten paraphieren Sie jedes Blatt an derselben Stelle, zum Beispiel unten rechts, und nummerieren Sie die Seiten mit „Seite 2 von 5“. Die Paraphe zeigt, dass der Unterzeichner jede Seite gesehen hat; die Nummerierung lässt den Empfänger prüfen, ob die Übertragung vollständig ist. Bewahren Sie das unterschriebene Original zusammen mit dem Sendebericht auf.

Eine Unterschrift bei 204 × 196 dpi lesbar halten

Im Modus „Fein“ hat ein Fax etwa 8 Punkte pro Millimeter: Ein sehr dünner Strich kann zwischen zwei Punkte fallen und verschwinden.
Unterschreiben Sie mit schwarzer Tinte und mittlerer Spitze oder Filzstift; Hellblau und Bleistift überstehen die Schwarz-Weiß-Schwelle schlecht.
Halten Sie das Unterschriftsfeld frei: Ein Stempel, ein grauer Hintergrund oder eine durchlaufende Textzeile verwischen den Strich.
Unterschreiben Sie in normaler Größe, mindestens zwei Textzeilen hoch; eine Miniatur-Unterschrift wird zum Fleck.
Sehen Sie sich das PDF vor dem Senden bei 100 % in Schwarz-Weiß an: Das entspricht ungefähr dem, was der Empfänger ausdruckt.

Ein Deckblatt nennt Absender, Empfänger und Seitenzahl und hilft dem Empfänger, das unterschriebene Dokument dem richtigen Vorgang zuzuordnen. Kostenloses Fax-Deckblatt erstellen

Häufige Fragen zu Unterschrift und Fax

Ist eine am Handy gezeichnete Unterschrift so viel wert wie eine gescannte handschriftliche?: Gefaxt kommen beide als Bild an, technisch lassen sie sich nicht unterscheiden. Ob eine unterschriebene Kopie genügt, entscheidet der Empfänger bzw. die für seinen Vorgang geltende Vorschrift.
Kann ich ein qualifiziert signiertes PDF faxen?: Ja, aber die elektronische Signatur übersteht das Fax nicht: Nur ihr Erscheinungsbild wird übertragen. Muss der Empfänger sie prüfen können, schicken Sie ihm die PDF-Datei selbst über einen elektronischen Kanal.
Muss das Deckblatt unterschrieben werden?: In der Regel nicht: Das Deckblatt beschreibt die Sendung. Unterschreiben und paraphieren müssen Sie die Seiten des eigentlichen Dokuments.

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