Faxe und Nachweise archivieren

Warum das Archiv Ihre Aufgabe ist

Ein Online-Faxdienst überträgt, er archiviert nicht. Bei FaxTelecom dient die hochgeladene Datei nur dem Versand und wird danach automatisch gelöscht. Lediglich die PDF-Belege bleiben, wenn Sie die Option gewählt haben, über die Statusseite abrufbar. Wird ein Versand bestritten, zählt Ihre eigene Ablage.

Der Grundsatz ist einfach: Jedes wichtige Fax muss sich ohne fremde Hilfe rekonstruieren lassen, auch von jemandem, der beim Versand nicht dabei war. Eine Kollegin, die Steuerberatung oder ein Anwalt sollte beim Öffnen der Akte sehen, was an wen wann ging und mit welchem Ergebnis.

PDF/A: das Format für lange Aufbewahrung

Ein gewöhnliches PDF kann auf fehlende Schriften, externe Inhalte oder ein Passwort angewiesen sein. PDF/A nach der Norm ISO 19005 schließt solche Abhängigkeiten aus: eingebettete Schriften, keine Verschlüsselung, keine Verweise nach außen. Die Datei sieht in fünfzehn Jahren noch genauso aus.

Die meisten Office-Programme bieten den PDF/A-Export in den Speicheroptionen an. Archivieren Sie beim Fax genau die übertragene Datei; wandeln Sie sie später um, legen Sie das Original neben die PDF/A-Fassung, damit Ihnen niemand eine Veränderung vorwerfen kann. Für elektronische Unterlagen mit steuerlicher Bedeutung beschreiben die GoBD des Bundesfinanzministeriums, wie sie unveränderbar abzulegen sind.

Bei sensiblen Akten lohnt es sich, beim Ablegen einen SHA-256-Hashwert jeder Datei zu berechnen und in einer Textdatei im Ordner zu notieren. Jede spätere Änderung, selbst um ein Byte, ergäbe einen anderen Wert.

Dateien benennen und ablegen

Ein Dateiname sollte sich von selbst sortieren. Beginnen Sie mit dem Datum im Format JJJJ-MM-TT, dann folgen Empfänger, Betreff und Art des Dokuments, etwa „2026-11-06_finanzamt-koeln_einspruch_gesendet.pdf“ und „…_sendebeleg.pdf“. Verzichten Sie auf Leerzeichen, Umlaute und Sonderzeichen, die beim Kopieren zwischen Systemen Probleme machen.

Fassen Sie die Unterlagen eines Versands in einem Ordner mit demselben Namensstamm zusammen und ergänzen Sie die Referenz von den Belegen. Eine Ablage nach Jahr und dann nach Korrespondenzpartner reicht den meisten kleinen Betrieben; darüber hinaus übernimmt ein Dokumentenmanagementsystem.

Wie lange Sie ein Fax in Deutschland aufbewahren

Eine eigene Frist für Faxe gibt es nicht: Ein Fax wird so lange aufbewahrt wie das Dokument, das es transportiert. Eine Rechnung folgt den Regeln für Buchungsbelege, eine Kündigung der Zeit, in der sie angegriffen werden kann, eine Patientenakte den Vorgaben für Arztpraxen.

Als Orientierung: Nach § 257 HGB und § 147 AO sind empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien der abgesandten in der Regel sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres. Die regelmäßige zivilrechtliche Verjährung beträgt nach § 195 BGB drei Jahre.

Diese Regeln ändern sich und kennen Ausnahmen. Prüfen Sie die für Sie geltende Frist auf gesetze-im-internet.de und beim Bundesministerium der Finanzen oder fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Personenbezogene Daten: so viel wie nötig, nicht mehr

Eine Faxakte enthält fast immer personenbezogene Daten: Namen, Nummern, manchmal Gesundheits- oder Finanzangaben. Die DSGVO verlangt, nur das Erforderliche so lange wie nötig zu speichern und den Zugriff zu schützen. Die Datenschutzaufsichtsbehörden der Länder und der Bundesbeauftragte veröffentlichen dazu hilfreiche Orientierungshilfen.

Konkret heißt das: Beschränken Sie den Zugriff auf die Personen, die die Akte brauchen, legen Sie beim Ablegen ein Löschdatum fest und löschen Sie bei Fristablauf tatsächlich, Sicherungskopien eingeschlossen. Archivieren Sie keine Entwürfe oder Dubletten „für alle Fälle“: Jede überflüssige Kopie muss ebenfalls geschützt werden.

Sichern, damit nichts verloren geht

Ein Archiv auf nur einer Festplatte ist kein Archiv. Die sogenannte 3-2-1-Regel ist ein guter Ausgangspunkt: drei Kopien auf zwei verschiedenen Medien, eine davon außer Haus. Ein verschlüsselter Cloud-Speicher und eine externe Festplatte an einem anderen Ort decken die meisten Fälle ab.

Testen Sie ein- oder zweimal im Jahr die Wiederherstellung, indem Sie einige Akten zufällig öffnen. Nur so wissen Sie, dass die Dateien lesbar, vollständig und auffindbar sind, wenn es darauf ankommt.