Archiver ses fax et leurs preuves

Pourquoi l’archive vous revient

Un service de fax en ligne transmet, il n’archive pas. Chez FaxTelecom, le fichier déposé sert uniquement à l’envoi, puis il est effacé automatiquement. Seuls les accusés PDF, si vous avez pris l’option, restent consultables depuis la page de suivi. Le jour où un envoi est contesté, c’est votre propre classement qui fera la différence.

Le principe est simple : chaque fax important doit pouvoir être reconstitué sans aide extérieure, par une personne absente au moment de l’envoi. Un collègue, un comptable ou un avocat doit comprendre en ouvrant le dossier ce qui est parti, vers qui, quand et avec quel résultat.

PDF/A : le format des archives qui durent

Un PDF ordinaire peut appeler des polices absentes de l’ordinateur, des contenus externes ou un mot de passe. Le PDF/A, défini par la norme ISO 19005, interdit ces dépendances : polices incorporées, aucun chiffrement, aucun lien vers l’extérieur. Le fichier s’affichera de la même façon dans quinze ans.

La plupart des suites bureautiques proposent l’export en PDF/A dans les options d’enregistrement. Pour le fax lui-même, archivez exactement le fichier transmis ; si vous le convertissez après coup, gardez l’original à côté de la version PDF/A, afin que personne ne puisse vous reprocher d’avoir changé le document.

Pour les dossiers sensibles, calculez l’empreinte SHA-256 de chaque fichier au moment du classement et notez-la dans un fichier texte du dossier. Toute modification ultérieure, même d’un seul octet, changerait cette empreinte.

Nommer et classer sans y réfléchir

Un nom de fichier doit se trier tout seul. Commencez par la date au format AAAA-MM-JJ, puis indiquez le destinataire, l’objet et la nature de la pièce, par exemple « 2026-11-06_commune-namur_reclamation-taxe_envoye.pdf » puis « …_accuse-transmission.pdf ». Évitez espaces, accents et caractères spéciaux, source d’erreurs lors des copies entre systèmes.

Regroupez les pièces d’un même envoi dans un dossier qui porte la même racine et ajoutez-y la référence imprimée sur les accusés. Un classement par année puis par correspondant suffit à la plupart des PME ; au-delà, une solution de GED prend le relais.

Combien de temps garder un fax en Belgique

Il n’existe pas de durée propre au fax : on le conserve aussi longtemps que le document qu’il transporte. Une facture ou un bon de commande suit les règles comptables, un préavis suit le délai pendant lequel il peut être contesté, un dossier de patient suit les règles du secteur des soins.

À titre de repère, le Code de droit économique impose en règle générale aux entreprises de conserver leurs livres et pièces comptables pendant dix ans, et la réglementation TVA prévoit elle aussi un délai long pour les factures. En matière civile, de nombreuses actions contractuelles se prescrivent en principe par dix ans, mais des délais plus courts existent.

Ces durées évoluent et comportent des exceptions. Vérifiez la règle applicable à votre situation sur les sites du SPF Économie et du SPF Finances, ou auprès de votre comptable ou de votre conseil.

Données personnelles : garder ce qu’il faut, pas plus

Un dossier de fax contient presque toujours des données personnelles : noms, numéros, parfois des informations de santé ou financières. Le RGPD demande de ne conserver que ce qui est nécessaire, pendant la durée nécessaire, et d’en protéger l’accès. L’Autorité de protection des données publie des recommandations utiles sur ces sujets.

Concrètement : réservez le dossier aux personnes qui en ont besoin, fixez une date de destruction dès le classement et supprimez réellement à l’échéance, sauvegardes comprises. N’archivez pas un brouillon ou un doublon « au cas où » : chaque copie superflue est une copie de plus à protéger.

Sauvegarder pour ne rien perdre

Une archive sur un seul disque n’est pas une archive. La règle dite 3-2-1 reste un bon point de départ : trois exemplaires de chaque fichier, sur au moins deux technologies de stockage, l’un d’eux conservé ailleurs que dans vos bureaux. Un stockage en ligne chiffré et un disque externe rangé ailleurs couvrent la plupart des besoins.

Testez la restauration une ou deux fois par an en rouvrant quelques dossiers au hasard. C’est la seule façon de savoir que les fichiers sont lisibles, complets et retrouvables le jour où vous en aurez besoin.