Faxer une université ou une haute école

Un dossier d’inscription incomplet, un examen manqué : le matricule et la date comptent plus que la forme.

En Fédération Wallonie-Bruxelles, les universités (UCLouvain, ULB, ULiège, UMONS, UNamur) et les hautes écoles gèrent les inscriptions par des portails en ligne. Le fax reste parfois admis par un secrétariat de faculté pour un justificatif d’absence à un examen ou une pièce manquante au dossier, quand le règlement des études le prévoit. Pour un diplôme obtenu à l’étranger, l’équivalence se demande auprès de la Fédération Wallonie-Bruxelles, dont le service compétent fixe ses propres règles d’envoi. Dans tous les cas, mentionnez votre matricule étudiant ou votre numéro de demande en page de garde.

Pourquoi une université ou une haute école reçoit encore des fax

Les secrétariats de faculté et les services des inscriptions reçoivent des pièces de lycées étrangers, d’ambassades, de médecins et d’étudiants partis en stage. Certains ont gardé un télécopieur pour ces correspondants, même si la plupart des démarches passent par le portail étudiant.

Le cas le plus courant est le certificat médical après un examen manqué : le règlement des études fixe souvent un délai bref pour le remettre. Si le secrétariat accepte la télécopie, le rapport daté vous évite de dépendre d’un courrier postal en pleine session.

Où trouver le bon numéro

  • Le règlement des études ou le règlement de la session, qui indique à qui et comment remettre un justificatif.
  • Le site de la faculté ou de la haute école, page du secrétariat ou du service des inscriptions.
  • Le secrétariat lui-même, par téléphone ou par e-mail, pour confirmer que le fax est admis pendant la session.

Ce que doit dire la page de garde

  • L’établissement, la faculté ou le département, et le service visé (inscriptions, secrétariat, jury).
  • Vos nom et prénom, votre matricule ou votre numéro de demande d’inscription.
  • L’année d’études, le programme et, pour un examen, l’intitulé du cours et la date de l’épreuve.
  • L’objet et le nombre total de pages, sans détail médical au-delà de ce que le certificat mentionne.

La trace à conserver

Gardez le PDF envoyé, son rapport de transmission et, si possible, l’accusé du secrétariat. Si la recevabilité d’un justificatif est discutée, la date d’envoi et le contenu exact sont vos seuls arguments.

D’autres canaux, parfois meilleurs

  • Le portail étudiant

    Inscriptions, dépôt de documents, justificatifs d’absence : c’est la voie prévue par la plupart des établissements, avec un historique consultable.

  • La demande d’équivalence en ligne

    Pour faire reconnaître un diplôme étranger, suivez la procédure d’équivalence publiée en ligne par la Fédération Wallonie-Bruxelles.

  • Le dépôt au secrétariat

    Remettre un original contre un accusé daté reste le plus sûr pour un document officiel.

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